English page Verkkosivu suomeksi

Trin 3: Kommunikationsplan

  • Välfärdsteknologi

Hvar er det, og hvorfor er det vigtigt for hele processen i arbejdet med velfærdsteknologi?

En kommunikationsplan inden for området velfærdsteknologi vil som oftest være en del af din strategi. Men for at understrege dens betydning og hvordan den dramatisk øger dine chancer for succes, har vi afsat et separat trin til kommunikationsplanen. Om du medtager den i din strategi eller holder den adskilt er ikke afgørende - det er de overvejelser, der kræves til at producere en god kommunikationsplan, der gør en forskel.

En kommunikationsplan er både til din eksterne og interne kommunikation. Den hjælper dig med at kommunikere din vision og detaljerne i din strategi.

Anbefalinger

Kommunikationsplanen skal hjælpe dig med at kommunikere dit budskab ud i alle afdelinger og til alle faggrupper i din organisation. Derfor bør oprettelsen af en kommunikationsplan omfatte samarbejde på tværs af afdelinger og slutbrugere. Hvis din organisation har en central kommunikationsafdeling, er den naturligvis en vigtige aktør.

I betragtning af behovet for at kommunikere vanskelige budskaber, behovet for at skelne imellem, hvem der får hvilke informationer samt behovet for en kommunikationsplan til at understøtte en kulturel forandring, kan det være gavnligt at overveje et samarbejde med en forskningsinstitution eller andre eksterne eksperter.

I alle faser af planlægning, forberedelse og implementering af velfærdsteknologi er det meget vigtigt at identificere og inddrage alle aktører, der berøres af ændringerne - målgruppen for de forskellige ydelser, deres pårørende, personale, der udfører de traditionelle opgaver og (hvis andre) dem, der skal levere de pågældende velfærdsteknologiske ydelser, ledere og behandlere, sagsbehandlere, strategiske planlægningschefer, politikere og andre, som er direkte involveret i velfærdsservice. Men også fagfolk, der er nødvendige for at facilitere ændringerne - specialister inden for it, juridiske spørgsmål, indkøb, økonomi, kommunikation og så videre.

Når du søger at samarbejde med slutbrugerne (ældre, handicappede, osv.), er det vigtigt at overveje målgruppen. Stræb efter at få engagerede personer, der virkelig vil drage fordel af de nye ydelser, og ikke blot personer, der blot selv mener, at de er repræsentanter for målgruppen.

Det er altid bedre at have dem, der rent faktisk bruger traditionelle ydelser, end at have deres pårørende, formanden for den lokale forening for pensionister m.v. Dette giver os nogle særlige udfordringer; det er ofte skrøbelige personer og undertiden personer med særlige handicap, der gør det ekstra udfordrende at engagere dem i dialogen, men det er værd at være lidt ekstra kreativ, når man skal finde de rigtige metoder.

Retningslinjer baseret på erfaring

Som et supplement til en overordnet kommunikationsplan, skal man også overveje at anvende projektbaserede kommunikationsplaner. Under dit arbejde med velfærdsteknologi vil du ansætte? flere projekter på én gang med forskellige krav og behov til kommunikation. For at gøre dette muligt, skal du overveje at bruge projektbaserede kommunikationsplaner (som et supplement til din overordnede kommunikationsplan), hvilket er meget på samme måde som at bruge handlingsplaner til operationalisere din strategi.

Arbejde med velfærdsteknologi indebærer en forandring på tværs af hele organisationen, og kommunikationsplanen skal facilitere dette. Derfor skal kommunikationsplanen være i stand til at skabe en fælles forståelse i organisationen og på tværs af faggrupper.

En af de vigtigste opgaver ved at facilitere en kulturelle forandring på tværs af hele organisationen kredser omkring tre centrale koncepter. Forankring, forpligtelse og ejerskab.

Forankring

  • Sikring af, at alle, fra den øverste ledelse til frontpersonalet, og fra politikere til pårørende ved, hvorfor vi arbejder med velfærdsteknologi.

Forpligtelse

  • Ikke blot ved de, hvorfor det er vigtigt og er blevet en del af hverdagen på jobbet.

Ejerskab

  • Det er ikke kun en del af jobet, men noget, de skal være stolte af.

I komplekse organisationer har mennesker forskellige behov, når det kommer til informationer, både med hensyn til mængden af informationer og den måde, de bliver leveret på. Kommunikationsplanen om velfærdsteknologi kræver en differentieret tilgang - både hvad angår forskellige målgrupper og forskellige formål.

  • En analyse af alle berørte parter kan være til gavn for en differentieret kommunikationsplan.
  • Risikoanalyse og risikostyring bør være en del af kommunikationsplanen, så indsatser uden effekt eller måske med en uønsket effekt kan identificeres og ændres.
  • Ekstern kommunikation er meget vigtigt. Velfærdsteknologi er ikke altid portrætteret positivt af medierne, så det er en god idé at have en løbende opdateret liste over positive historier rettet mod forskellige medier. Dette for at fastholde kontinuitet og momentum (også internt). Dette også for at holde politikerne glade - hvis de forbindes med positive historier.
  • Overvej brugen af sociale medier. Sociale medier kan give en positiv afsætningsmulighed for dine kommunikationsbehov. De er hurtige og let tilgængelige, hvilket kan være en hjælp til at holde din målgruppe løbende opdateret. Det giver også et andet og mere direkte aspekt med hensyn til at ramme forskellige målgrupper end mere traditionelle medier.
  • Overvej at lave en kortfilm om velfærdsteknologi, der involverer slutbrugerne. Den kan bruges som et stærkt kommunikationsværktøj, både internt og eksternt. Kontakt enten Odense eller Västerås for eksempler.

Hvad har en kommunikationsplan betydet for CONNECT-deltagerne?

Lister

At have en kommunikationsplan sikrer en bedre overordnet kvalitet i din kommunikation. Den hjælper dig med at levere information på det rigtige tidspunkt og på den rigtige måde. Det hjælper også dig med at få bedre input fra din organisation, da du nu har holdspillere og ikke enkeltpersoner.

Eksemper på kommunikationsplaner fra CONNECT-deltagere

Ikke alle CONNECT-deltagere har en formaliseret individuel kommunikationsplan for velfærdsteknologi, (alle anerkender fordelen ved at have en). Nogle har en samlet kommunikationsplan, som de tilpasser mens andre har det som en del af deres strategi. Alle de deltagende kommuner har tanker og erfaringer med at kommunikere omkring arbejdet med velfærdsteknologi, så er du velkommen til at kontakte en af disse for deres praktisk indsigt.

Västerås

Har formuleret en kommunikationsplan for velfærdsteknologi. Den strukturerer intern og ekstern kommunikation ved at stille de grundlæggende spørgsmål - hvad, hvorfor, hvem, hvornår, hvordan osv. Den er ikke tilgængelig online, så kontakt Västerås direkte for mere information.

Senast uppdaterad

2017-05-16

Nyckelord

  • Välfärdsteknologi

Nordens välfärdscenter | tel: +46 8 545 536 00 | | En institution under Nordiska ministerrådet