English page Verkkosivu suomeksi

Trin 4: Behovsanalyse

Hvad er det, og hvorfor er det vigtigt for hele processen i arbejdet med velfærdsteknologi?

Forståelse for behovet i din organisation og for slutbrugerne skaber grundlaget for en vellykket implementering af ny velfærdsteknologi.
En behovsanalyse kan, som vi vil se senere i dette dokument, rumme mange forskellige aspekter og perspektiver, og som sådan være meget kompleks. Men i sin mest enkle form er det en metodisk undersøgelse af en organisation og dens slutbrugere med det mål at identificere områder, der rummer potentiale for forbedring.

En behovsanalyse danner grundlag for senere trin, men den er tæt forbundet med (og ofte infiltreret i) markedsscreeningsprocessen. Desværre overser man ofte behovsanalysen eller undervurderer den. Dette simpelthen fordi mange offentlige myndigheder mener, at de pr. definition kender behovene i deres organisation og hos deres slutbrugere. Denne forudfattede forestilling kan føre til mislykkede projekter og suboptimal udnyttelse af knappe offentlige ressourcer.

Bortset fra at øge din viden om helheden af din organisation og om slutbrugerne, har en grundig behovsanalyse den ekstra fordel af at skabe en følelse af ejerskab vedrørende ny teknologi på tværs af sektorer og fagområder. Når personalet har hjulpet med at identificere problemet og behovet, bidrager den tidlige involvering til at skabe en følelse af ejerskab i forhold til enhver teknologi, der dækker dette pågældende behov.

Anbefalinger

Det er meget vigtigt at understrege, at når man laver en grundig behovsanalyse, vil man få en organisation med en bedre forståelse af dens sande behov og dermed en bedre idé om, hvilke initiativer, der vil være de mest effektive, både med hensyn til kvalitet og omkostninger. Selv om det er nøglen til at tage mere intelligente beslutninger, er en behovsanalyse et vidensindsamlingsværktøj, og vi anerkender, at det som sådan kun er en del af beslutningsprocessen. I en politisk styret organisation vil der være en række andre faktorer, der påvirker beslutningen om, hvilke projekter, der skal startes, og hvilke områder, der skal prioriteres.

Disse faktorer kan være:

 

  • Visse områder kan være forbundet med en meget positiv eller negativ offentlig mening, som kan/vil påvirke dets prioritering.
  • Visse områder kan have en administrativ og/eller politiske prioritering i din organisation.
  • Visse områder kan have en landsdækkende eller regionalpolitisk prioritering.
  • Markedsscreening kan afsløre innovative løsninger med stort potentiale.
  • Eksisterende muligheder for ekstern finansiering.

 

Det anbefales at supplere den traditionelle behovsanalyse med en "teknologibaseret analyse" (sammenfletning af behovsanalyse og markedsscreening). Mens en traditionel behovsanalyse (selv med den grundige metode jf. dette dokument) primært kortlægger anerkendte og observerede behov, kan en "teknologibaseret behovsanalyse" være mere innovativ på grund af dens udefra kommende oprindelse. Det er dog vigtigt at understrege ordet supplement. At forlade sig helt eller i overdreven grad på markedsscreening eller "teknologibaseret behovsanalyse" er en almindelig "faldgrube", og det fører ofte til skabelse af nye behov snarere end opfyldelse af eksisterende behov. Det er let at blive imponeret af nye innovative teknologier, men uden en god traditionel behovsanalyse er deres levedygtighed svær at afgøre, og du risikerer at spilde ressourcer på overflødige tests.

Retningslinjer baseret på erfaring

 

  • Din behovsanalyse skal følges op af en prioriteringsproces. En behovsanalyse vil sandsynligvis pege i retning af flere mulige fokusområder, og den er nyttig i forhold til effektiviteten af opfølgningsprocessen, hvis disse fokusområder prioriteres. Det kan anbefales at have denne prioritering helt oppe på topniveau for at sikre ejerskab og engagement.
  • På grund af den kompleksitet og variation, der kendetegner en kommune, skal behovsanalysen være fokuseret og klart defineret inden for en afdeling eller et fagområde. Prioritér, hvilket fagområde i din organisation, der har det største potentiale, og arbejd dig efterhånden igennem prioriteringslisten. At inkludere flere fagområder på én gang vil ikke nødvendigvis forbedre din behovsanalyse, da det vil kræve enorme ressourcer at indsamle og behandle de indsamlede data.
  • Identificér og arbejd med en række behovsanalysemetoder (se senere afsnit) for at sikre den rette sammenhæng mellem de ressourcer, du bruger og din overordnede indsats inden for velfærdsteknologi. Vælg én eller flere metoder, der passer til både din organisation og de ressourcer du har tilrådighed.
  • Sørg for, at din behovsanalyse omfatter alle perspektiver med henblik på at identificere sande behov. For at gøre dette, er det en stor fordel at kortlægge, hvilke perspektiver inden for det pågældende område, der bør indgå i analysen, herunder alle ledelseslag, frontpersonale, slutbrugere, pårørende m.v. (Se afsnittet om tilgængelige værktøjer for mere information om "partneranalyse ").
  • At kommunikere dine identificerede behov til markedet forbedrer den forståelse og dialog, du har med potentielle samarbejdspartnere.

 

Hvad har en behovsanalyse betydet for deltagerne i CONNECT?

  • I Odense har antropologiske studier ført til en bedre og bredere forståelse for velfærdsteknologi, fra slutbrugere til den øverste ledelse i alle afdelinger. Identifikation og fokusering på identificerede behov har styrket vores kommunikation med markedet.

Metoder og værktøjer

Der er flere metoder til at gennemføre behovsanalyse. I dette afsnit er der en liste over forslag baseret på erfaring fra de deltagende organisationer. Husk, at en behovsanalyse ikke behøver at være begrænset til én metode, men normalt omfatter flere af de anførte metoder.

Foreslåede metoder

Interviews

Med strukturerede eller semi-strukturerede interviews, kan du indsamle data og identificere problemområder. Denne metode er anvendelig med forskellige målgrupper, fra topledelse til slutbrugere og pårørende.

Antropologisk studie

Dette er et observationsstudie, hvor en antropolog observerer adfærd og arbejdsprocesser for både personale og borgere. Det er yderst effektivt til at identificere behov for især institutioner.

Workshop

Inden for rammerne af en workshop kan du samle forskellige interessenter under strukturerede former for at arbejde med den nuværende situationsbeskrivelse samt forbedringsområder, hvor eksempelvis teknologi kan gøre en forskel.

Fokusgrupper

En fokusgruppe kan enten være en krydssammensætning af forskellige interessenter eller bestå af kun én gruppe. Det kræver omhyggeligt lederskab at undgå fordomme eller lægge ordene i munden på deltagerne.

Forespørgsler/opfølgende interviews

Du kan efter behov og ofte som en del af en større proces gøre brug af undersøgelser for at afklare betydningen af din observation, få afstemt, om vi er på rette vej og få hjælp til at prioritere.

Spørgeskemaer

Spørgeskemaer er et ofte anvendt værktøj til at samle informationer. Til interne formål kan web-baserede spørgeskemaer være hurtige og nyttige.

En inspirationsdag

Invitér leverandører til at fremvise deres løsninger. Dette kan ske i en struktureret form med det relevante personale eller omfatte brugere. En inspirationsdag kan f.eks. også omfatte en udstilling eller en workshop, hvor anvendelsesområder, målgrupper og vigtige funktioner afklares.

"Netværk"

For at sikre fortsat feedback fra frontpersonale og slutbrugere kan det være nyttigt at etablere et formelt netværk, der omfatter personale fra alle områder af din organisation. De rapporterer potentielle problemområder og formulerede behov fra hele din organisation.

Statistikker

Nogle gange kan det være nyttigt at gå tilbage til tidligere målinger og forskellige former for erhvervsstatistikker for at få et billede af, hvor almindelige, de forskellige handlinger eller målgrupper er.

Tilgængelige værktøjer  

 

  • "Blandede lærende netværk" Teknik for ældreprojektet http://www.hi.se/publikationer/rapporter/blandade-larande-natverk/
  • KLs plan: www.ks.no/samveis se også: http://www.samveis.no/verktoy/.
  • Interessentanalyse (eksempel): http://www.mannaz.com/da/projektledelse/projektmodel/analysefasen/interessentanalysen/

 

Eksempler på behovsanalyse fra deltagerne i CONNECT

Odense

Behovsanalyse er en meget vigtig del af arbejdet med velfærdsteknologi i Odense Kommune. De bruger flere af metoderne, der er anført i dette dokument, og har formaliserede dokumenter / skabeloner til forskellige dele af behovsanalysen. Dette omfatter: Spørgeskemaer, skitser til workshops og rapporteringsskabeloner. Desværre er disse ikke tilgængelige online, så kontakt Odense Kommune direkte eller tjek vores hjemmeside www.nordicwelfare.org/connect.

Senast uppdaterad

2017-05-16

Nordens välfärdscenter | tel: +46 8 545 536 00 | | En institution under Nordiska ministerrådet