English page Verkkosivu suomeksi

Trin 7: Indkøbsmodel

Hvad er det, og hvorfor er det vigtigt for hele processen i arbejdet med velfærdsteknologi?

Det siger sig selv, at investering i ny teknologi er et stort skridt for enhver kommune, så det er meget vigtigt, at det bliver gjort rigtigt.

Indkøb generelt er en kompleks og specialiseret opgave, der kræver både tid og ressourcer. Kommunerne har håndteret indkøb i stor skala i mange år, men indkøb af velfærdsteknologi kræver ofte en anden tilgang end indkøb af f.eks. kontorartikler, så det er vigtigt at udforske dine indkøbsmuligheder.

Dette trin vil ikke give en dybdegående juridisk analyse af de forskellige eksisterende indkøbsmodeller, men har til formål at give stof til eftertanke i forhold til, hvad man skal være opmærksom på, og hvilke modeller der er de mest populære blandt de førende kommuner inden for området velfærdsteknologi.

Anbefalinger

  • Det er meget vigtigt at sikre en god og ansvarlig administrativ praksis samt fremme gennemsigtigheden og ligheden igennem hele processen. Dette er ikke kun god praksis, men sikrer også, at du ikke udelukker nogle interesserede parter.
  • Mens den traditionelle indkøbsproces afprøves og testes, er det ofte ikke den bedste løsning, når der indkøbes avanceret velfærdsteknologi. Den er ofte for langsom og ufleksibel for et teknologimarked i hurtig bevægelse, og dens rammer har svært ved at rumme innovation.
  • Vær opmærksom på, at der kan være juridiske forskelle mellem indkøb af serviceydelser og indkøb af produkter. For mere detaljerede oplysninger kan du tjekke de pågældende links i afsnittet værktøjer og metoder.
  • Overvej, hvilken indkøbsmodel og -metode, der bedst passer til dine behov. Vær opmærksom på, at det meget vel kan variere fra teknologi til teknologi. Forskellige former for innovative indkøb har været anvendt med succes. Se nogle af de forskellige valgmuligheder nedenfor.

Innovativt indkøb (Tre variationer. For detaljeret information om innovativt indkøb, se afsnittet værktøjer og metoder)

  1. Innovativt indkøb, hvor behovet er specificeret – hvilket betyder, at der er gennemført en behovsanalyse, og området, der skal forbedres, er kendt. Denne indkøbsform er på udkig efter en serviceydelse/løsning /funktion. Den er målrettet imod:
    A) En eksisterende passende løsning, der allerede er på markedet
    B) En eksisterende løsning, der allerede er på markedet, og som kræver yderligere udvikling for at imødekomme behovet
    C) Løsninger, der ikke allerede er på markedet
  2. Innovativt indkøb af en løsning, hvor behovet ikke er identificeret, kun området, der har brug for forbedring. Den er målrettet imod:
    A) Idéer til, hvordan man kan forbedre området
    B) Idéer og mulige løsninger på, hvordan man kan forbedre området.
  3. Innovativt indkøb af forsknings- og udviklingsydelser.

Offentlig-privat Innovation (OPI) og offentlige-private partnerskaber (OPP) er også meget effektive måder at sikre en høj grad af innovation og fleksibel produktudvikling.

  • OPI: En OPI er en aftale om en innovations- eller udviklingsproces, der normalt går forud for et indkøb. Et indkøb kan indgå i aftalen under visse omstændigheder. For detaljeret information om, hvordan du gennemfører OPI og OPP herunder et indkøb, se afsnittet for metoder og værktøjer.
  • OPP: Er særligt effektiv til større projekter, for eksempel byggeri. OPP integrerer finansiering, design og byggeri, ofte inklusiv vedligeholdelse og drift. Se mere under værktøjer og metoder.

Retningslinjer baseret på erfaring

Da offentligt indkøb er et meget komplekst område, kan det stærkt anbefales at hente indkøbseksperter ind fra begyndelsen af processen.

Indkøb kan være meget krævende og dyrt – overvej at samarbejde med ligesindede kommuner for at dele omkostningerne og opnå fordelene ved at købe i stor skala.

  • Hvis du mangler kompetencer inden for offentligt indkøb, kan samarbejde med andre kommuner også være en god måde at få adgang til kompetencer og viden samt få værdifuld erfaring.

Mange indkøb mislykkes af forskellige årsager og skal laves om igen, hvilket er spild af tid og penge. En måde at reducere chancerne for fejl er markedsdialog forud for indkøb. Dette kan udføres af kommunerne selv eller gennem private specialiserede virksomheder.

Fokus på øget samarbejde og videndeling mellem dem, der arbejder med indkøb og dem, der arbejder med velfærdsteknologi:

  • Både velfærdsydelser og velfærdsteknologi er komplekse områder, og viden om begge er afgørende for at skabe en optimal indkøbsproces inden for velfærdsteknologi. Derfor er det vigtigt, at indkøbsspecialisten er udstyret med et godt kendskab til området.
  • Der er en udtalt frygt blandt mange, der arbejder inden velfærdsteknologi, for at komme for tæt på leverandørerne, på grund af begrænset kendskab til indkøbsprocedurer. Dette kan resultere i et 'dem mod os'-forhold mellem offentlige og private sektorer, hvilket ikke fremmer innovation og udvikling. Dette kan imødegås ved at inddrage din indkøbsafdeling helt fra starten af processen.

Det anbefales at nedsætte en arbejdsgruppe, der rummer forskellige kompetencer, i forbindelse med indkøb af velfærdsteknologi. De nødvendige kompetencer i arbejdsgruppen vil ændre sig fra teknologi til teknologi, men bør omfatte viden om målgruppen og indkøb. Denne gruppe kan også hjælpe med:

  • Valg og afklaring af selektionskriterier og afvejningsfaktorer
  • Afklaring af betingelser for involverede leverandører

Vær forsigtig igennem hele processen med hensyn til dokumentation. Det er vigtigt, alle potentielle leverandører har lige muligheder.

At inkludere slutbrugere i indkøbsprocessen kan være meget frugtbart (slutbrugere kan være medarbejdere, borgere eller pårørende) - selvom hvornår og hvordan kan variere fra indkøbsproces til indkøbsproces. Husk at overveje, hvordan man bedst involverer dem i begyndelsen af processen.

Hvad har en indkøbsmodel betydet for deltagerne i CONNECT?

Göteborg

Brug af innovativt indkøb har betydet, at leverandørerne ser kommunerne som udviklingsorienterede og har en klarere forståelse for vores behov inden for dette område.

Metoder og værktøjer

Da vores hoveddokument er bevidst blottet for juridisk rådgivning eller dybdegående oplysninger om indviklede indkøbsprocedurer for de forskellige typer indkøb, indeholder dette afsnit links til publikationer og hjemmesider, hvor disse oplysninger kan fås.

  • For bedre dybdegående forståelse og dybdegående juridisk analyse af innovativt indkøb, se venligst følgende publikationer:

    Innovationsvänlig Upphandling (SKL 2012). Erfaringer fra kommuner og regioner, som forklarer, hvordan man fremmer nytænkning og innovation i indkøbsprocessen (inklusiv praktiske eksempler). http://webbutik.skl.se/bilder/artiklar/pdf/7164-803-7.pdf?issuusl=ignore

    Innovationsupphandling – Utvicklar din virksomhet (Upphandlingsmyndigheten). Dybdegående forklaring af innovativt indkøb. Man ser på de muligheder, innovativt indkøb giver for offentlige myndigheder. http://www.upphandlingsmyndigheten.se/globalassets/publikationer/uhm_innovationsupphandlinga5_webb.pdf
  • Nationale hjemmesider vedrørende indkøb:
    Norge: www.anskaffelser.no/innovasjon
    Danmark: www.udbudsportalen.dk
    Comdia, Danmark: www.comdia.com/ide-udbud.aspx
    Finland: http://www.hankinnat.fi (Den finske hjemmeside indeholder også forklaringer af de forskellige metoder inden for offentligt indkøb).
  • Offentlig Privat Innovation og Partnerskab (OPI og OPP) samt generel rådgivning vedrørende indkøb:
    OPIguide, Danmark: http://www.opiguide.dk/
    Opall, Danmark: www.opall.dk
  • Samarbejde mellem den offentlige og private sektor og indkøb generelt:
    Leverandorutvikling, Norge: http://leverandorutvikling.no/
  • Innovative indkøb og Prækommercielt indkøb:

http://markedsmodningsfonden.dk/kort_intro_off

Eksempler på indkøbsmodeller fra deltagerna i CONNECT

Ingen af de deltagende kommuner har en fuldstændig indkøbsmodel, der er specifik for velfærdsteknologi, tilgængelig online. De har alle stor erfaring i at indkøbe teknologi, og hvis du er interesseret, vil de dele de bagvedliggende oplysninger bag disse indkøb med dig direkte.

Byen Västerås offentliggør dog deres kriterier og baggrundsoplysninger for indkøbsprocesser. Som eksempler kan nævnes: videotelefoner, sikkerhedsalarmer og andre tekniske løsninger til hjemmepleje. Alle eksempler kan findes på: www.viktigvasteras.se

Senast uppdaterad

2017-05-16

Nordens välfärdscenter | tel: +46 8 545 536 00 | | En institution under Nordiska ministerrådet