English page Verkkosivu suomeksi

Trin 4: Behovsanalyse

  • Välfärdsteknologi

Hva er det, og hvorfor er det viktig for arbeidet med velferdsteknologi?

Det å forstå organisasjonens og sluttbrukernes behov er grunnleggende for at man skal lykkes med å ta i bruk velferdsteknologi. Som vi skal se senere i dette dokumentet kan en behovsanalyse omfatte mange forskjellige aspekter og perspektiver og derfor være komplisert. Men i sin enkleste form er den en metodisk undersøkelse av en organisasjon og dens sluttbrukere med det formål å identifisere områder som har et forbedringspotensial.

En behovsanalyse legger grunnlaget for senere trinn, men er nært (ofte uløselig) forbundet med markedsundersøkelsesprosessen. Behovsanalysen blir dessverre ofte oversett og undervurdert. Det kan være fordi mange offentlige myndigheter uten videre tror at de kjenner organisasjonens og sluttbrukernes behov godt nok. En slik holdning kan føre til mislykkede prosjekter og en ikke-optimal bruk av begrensede offentlige ressurser.

Ut over det å øke kunnskapen om sluttbrukerne og om organisasjonen deres som et hele, har en behovsanalyse den fordelen at den skaper en følelse av eierskap til ny teknologi på tvers av sektorer og fagområder. Når ansatte involveres tidlig, for eksempel ved å bidra til å identifisere problemet og behovet, vil det skape en følelse av eierskap til teknologi som kan dekke det aktuelle behovet.

Anbefalinger

Det er viktig å understreke at det å gjøre en grundig behovsanalyse vil gi organisasjonen bedre forståelse av virkelige behov, slik at den bedre kan forstå hvilke initiativer som vil være mest effektive, både hva gjelder kvalitet og kostnader. Selv om behovsanalysen er viktig for å kunne skape smartere løsninger, er den også et verktøy for informasjonsinnsamling. Det betyr at den bare er en del av hele beslutningstakingen. I en politisk styrt organisasjon vil det være flere faktorer som påvirker avgjørelsen om hvilke prosjekter som skal settes i gang, og hvilke områder som skal prioriteres.

Slike faktorer kan være:

  • Visse områder kan være mer eller mindre populære blant innbyggerne, noe som kan eller vil påvirke prioriteringene.
  • Visse områder kan ha en administrativ og/eller politisk prioritering i organisasjonen deres.
  • Visse områder kan ha nasjonale eller regionale politiske prioriteringer.
  • Markedsundersøkelser kan avdekke innovative løsninger som har et stort potensial.
  • Eksisterende muligheter for ekstern finansiering kan spille en rolle.

Det anbefales at man supplerer den tradisjonelle behovsanalysen med en «teknologibasert behovsanalyse» (at man slår sammen behovsanalysen og markedsundersøkelsene). Mens en tradisjonell behovsanalyse (selv med den grundige metodikken som er angitt i dette dokumentet) primært leverer bekreftede og observerte behov, kan en «teknologibasert behovsanalyse» være mer innovativ fordi den kommer utenfra. Det er imidlertid viktig å understreke at dette er et supplement. Det er en vanlig fallgruve å stole utelukkende eller for mye på markedsundersøkelser eller teknologibaserte behovsanalyser, og det fører ofte til at det oppstår nye behov i stedet for at de eksisterende behovene blir dekket. Det er lett å la seg imponere av nye teknologier, men uten en god behovsanalyse er det vanskelig å avgjøre om de er det rette valget, og man risikerer å kaste bort ressurser på overflødige tester.

Erfaringsbaserte råd

  • Behovsanalysen må følges opp av en prioriteringsprosess. En behovsanalyse vil mest sannsynlig avdekke flere mulige fokusområder, og det er gunstig for oppfølgingsprosessens effektivitet om disse fokusområdene prioriteres. Det anbefales at man prioriterer dette for å sikre eierskap og engasjement.
  • Fordi en kommune er en kompleks og mangfoldig organisasjon må behovsanalysen være fokusert og tydelig definert i en bestemt etat eller avdeling, eller i et bestemt fagområde. Prioriter de fagområdene i deres organisasjon som har størst potensial, og jobb dere gjennom prioriteringslisten. Det å ta med flere fagområder samtidig vil ikke nødvendigvis gjøre behovsanalysen bedre, ettersom det vil kreve store ressurser å sette sammen og behandle de innsamlede dataene.
  • Identifiser og bruk forskjellige metoder for behovsanalyse (se delen om dette lenger ned) for å sikre samsvar mellom ressursene dere bruker og den generelle satsingen på velferdsteknologi. Velg én eller flere metoder som passer deres organisasjon og deres ressurser best.
  • Sørg for at behovsanalysen tar hensyn til alle relevante forhold for å identifisere de virkelige behovene. For å gjøre dette er det nyttig å kartlegge hvilke perspektiver innen det aktuelle fagområdet som bør være med i analysen, herunder administrative nivåer, førstelinjepersonell, sluttbrukere, pårørende osv. (Se delen om tilgjengelige verktøy for mer informasjon om «partneranalyse».)
  • Ved å kommunisere identifiserte behov til markedet forbedrer man forståelsen og dialogen med potensielle leverandører av løsninger.

Hva det har betydd for CONNECT-deltakerne å gjøre en behovsanalyse

  • I Odense har antropologiske studier ført til en bedre og videre forståelse av hvordan man kan ta i bruk velferdsteknologi, fra sluttbrukerne til toppledelsen i hver etat. Det at man har identifisert behovene og fokusert på dem har styrket kommunikasjonen med markedet.

Metoder og verktøy

Det er flere måter å gjennomføre en behovsanalyse på. Denne delen inneholder forslag basert på erfaringene fra deltakende kommuner og organisasjoner. Husk at en behovsanalyse ikke trenger å begrenses til én metode, men gjerne kan innbefatte flere av de angitte metodene.

Foreslåtte metoder

Intervjuer

Ved hjelp av strukturerte eller delvis strukturerte intervjuer kan dere samle inn data og identifisere problemområder. Denne metoden er nyttig når man har forskjellige målgrupper, fra toppledelsen til sluttbrukere og pårørende.

Antropologisk studie

Dette er en observasjonsstudie der man med metoder fra antropologien observerer atferd og arbeidsflyt hos både personalet og innbyggerne. Det er svært effektivt når man skal identifisere ulike behov, særlig i institusjoner.

Arbeidsseminar

Dere kan samle forskjellige aktører i et arbeidsseminar for å jobbe med gjeldende situasjonsbeskrivelser og forbedringsområder, der man har som utgangspunkt at teknologien kan gjøre en forskjell.

Fokusgrupper

En fokusgruppe kan settes sammen av representanter fra ulike aktører eller fra bare én gruppe. Her kreves det godt lederskap for å unngå forutinntatthet eller at man legger ord i munnen på deltakerne.

Forespørsler/oppfølgingsintervjuer

Ved behov, og gjerne som en del av en større prosess, kan dere bruke målrettede forespørsler til å klargjøre betydningen av funnene deres, til å bekrefte at dere er på rett vei, og for å få hjelp til å prioritere.

Spørreundersøkelser

Dette er et mye brukt verktøy for å samle kunnskap. Til interne formål kan nettbaserte undersøkelser være både nyttige og raske.

En dag med inspirasjon

Inviter deltakerne til å legge frem løsningene sine. Det kan gjelde både ansatte og/eller brukerne. En «dag med inspirasjon» kan også inkludere en utstilling eller et arbeidsseminar for å kartlegge bruksområder, målgrupper og viktige funksjoner.

«Nettverk»

For å sikre løpende tilbakemeldinger fra førstelinjepersonell og sluttbrukere kan det være nyttig å etablere et formelt nettverk med personale fra alle deler av organisasjonen. De kan rapportere potensielle problemområder og uttalte behov fra hele organisasjonen.

Statistikk

Noen ganger er det nyttig å hente frem tidligere målinger og forskjellige former for virksomhetsstatistikk for å danne seg et bilde av f.eks. hvor vanlige forskjellige tiltak eller målgrupper er.

Tilgjengelige verktøy

  • Blandede lærende netværk», teknologi til eldreprosjekt http://www.hi.se/publikationer/rapporter/blandade-larande-natverk/
  • KS Veikart for tjenesteinnovasjon: www.ks.no/samveis – se også: http://www.samveis.no/verktoy/
  • Interessentanalyse (eksempel): http://www.mannaz.com/da/projektledelse/projektmodel/analysefasen/interessentanalysen/

Eksempler på behovsanalyser fra CONNECT-deltakerne

Odense

Behovsanalyser er en svært viktig del av arbeidet med velferdsteknologi i Odense Kommune. De bruker flere av metodene som er angitt i dette dokumentet og har formalisert dokumenter og maler til forskjellige deler av behovsanalysen. Dette inkluderer: Spørreundersøkelser, utkast til arbeidsseminarer og rapportmaler. Disse er dessverre ikke tilgjengelige på internett, så ta direkte kontakt med Odense Kommune eller sjekk nettstedet vårt, www.nordicwelfare.org/connect.

Dennis C. Søndergård

Sidansvarig

Dennis C. Søndergård

Seniorrådgivare Välfärdsteknologi

Mobil +46-76 000 3545

Senast uppdaterad

2017-04-04

Nyckelord

  • Välfärdsteknologi

Nordens välfärdscenter | tel: +46 8 545 536 00 | | En institution under Nordiska ministerrådet