English page Verkkosivu suomeksi

Trin 8: Implementeringsmodell

  • Välfärdsteknologi

Hva er det, og hvorfor er det viktig for arbeidet med velferdsteknologi?

En implementeringsmodell er et rammeverk som er utarbeidet for å hjelpe dere å lykkes med implementeringen. Den inneholder beskrivelser og metoder for de forskjellige aspektene ved og trinnene i en implementeringsprosess.

I virkeligheten, og helt klart i CONNECT, er implementeringen sentral i alle trinnene av prosessen. Man vurderer implementeringen når man utarbeider kommunikasjonsplaner, behovsanalyser, evalueringsmodeller osv. Det betyr at implementeringen må vurderes gjennom hele prosessen – ikke bare etter at teknologien er kjøpt inn.

Det sies gjerne at en implementering er 80 % av jobben når man skal introdusere ny teknologi. Derfor er det svært viktig at man fortløpende vurderer hvordan hvert av de foregående sju trinnene vil påvirke implementeringen. I dette trinnet vil vi imidlertid gi råd om hva man bør huske på når man setter i gang den egentlige implementeringen etter at produktet er anskaffet.

Anbefalinger

Lag en grundig implementeringsplan før dere starter, med mål, oppgaver, tidslinjer, gevinstrealisering oppfølging. Ikke sett opp en altfor stram tidsramme, men ta høyde for uforutsette hendelser og behov. Husk også å formidle planen til relevante parter, og å ordne med oppfølging før oppstart.

  • God kommunikasjon er en nøkkel til å lykkes. Følg kommunikasjonsplanen (trinn 3) nøye og vurder å utnevne en fast person som har ansvaret i implementeringsfasen.
  • Sørg for at implementeringsplanen blir riktig forankret – på alle nivåer – i løpet av de forskjellige stadiene av planen. Se spesielt på hvem som er ansvarlig for hva på de forskjellige organisasjonsmessige nivåene og på de forskjellige stadiene av implementeringsprosessen.
  • Når dere utarbeider implementeringsplanen, bør dere bruke evalueringsrapporten (trinn 6) og vurdere hvordan dere skal håndtere innvirkningen på eksisterende systemer og organisasjoner under implementeringen.
  • Planen må si i klartekst hvem som er berettiget til å motta teknologien. Sørg for at dette implementeres og forstås av de som vurderer tjenester for de enkelte innbyggerne slik at den nye teknologien blir en del av de fremtidige ytelsene.
  • Samarbeid med leverandør(er) i planlegging og gjennomføring kan være svært nyttig. De kjenner produktets styrker og svakheter. En praktisk tilnærming fra leverandørens side kan gi personalet trygghet i den innledende introduksjonsfasen. Implementeringshjelp /montørtjeneste kan også være en del av «pakken» man kjøper. (Se trinn 7.)
  • Opplæring er alltid en avgjørende del av en implementeringsplan. Opplæring inkluderer alltid personalet, og ofte innbyggere og pårørende. Opplæring av ansatte er ikke begrenset til personale i første linje, men også de som er ansvarlige for å vurdere tjenestene.
  • Det anbefales sterkt, uavhengig av kommunens størrelse, at man etablerer formelle nettverk mellom de ulike ansatte som jobber med å implementere velferdsteknologien, slik at disse kan dele kunnskaper og ressurser på en optimal måte.

Et eksempel: Odense Kommune i Danmark har følgende nettverk

Innbygger- og brukerengasjement

  • Formalisert samarbeid mellom eldrerådet og teknologigruppen for å evaluere og teste ut ny velferdsteknologi
  • Innsamling av erfaringer via ambassadørnettverket (som er beskrevet lenger ned) om samarbeidet med innbyggerne om bestemte teknologier
  • Deltakelse fra innbyggerne i forskjellige prosjekter

Nettverk av desentralisert forvaltning

Dette kan være ledere for desentraliserte enheter, for eksempel hjemmesykepleiere, pleiehjem osv. Lederen av slike enheter har som oppgave å støtte strategien for implementering av velferdsteknologi og bidra til agendasetting i organisasjonen – herunder:

  • Strategiske drøftelser om implementering av velferdsteknologi
  • Formidling av strategien til ledere, kollegaer og ansatte
  • Praktiske drøftelser om nye teknologier (vekst), nye arbeidsprosesser, implementering mv.

Ambassadørnettverk

Et nettverk av ansatte fra alle fagområder. Ambassadørens rolle er å støtte strategien for implementering av velferdsteknologi og bidra til agendasetting i organisasjonen – herunder:

  • Ta en aktiv rolle i implementeringsprosessene
  • Vurdere initiativer og kartlegg utfordringer med velferdsteknologien
  • Snakke positivt om velferdsteknologien overfor kollegaer, innbyggere og pårørende o Fungere som et bindeledd mellom kollegaer, innbyggere og ansvarlige avdelinger

Erfaringsbaserte råd

  • Vurder å formulere målbare mål og oppgaver i implementeringsplanen. Ved å ha et tydelig mål kan implementeringsprosessen få et fokus og en klar retning og bli mer effektiv.
  • Vurder nøye organisasjonen bak implementeringsplanen. Utpek en ansvarlig prosjektleder og en arbeidsgruppe. Dette vil skape eierskap til prosjektet og være nyttig når implementeringsplanen skal forankres.
  • Sørg for at det settes av nok tid og ressurser til opplæring. Det å legge bort gamle metoder er vanskelig og krever en systematisk tilnærming. Vurder å lage en opplæringsplan for hvordan de ansatte skal læres opp i den nye teknologien i implementeringsplanen. Det er viktig å nå alle ansatte i aktuell avdeling, noe som kan være en utfordring dersom mange jobber i turnus og små stillinger. Husk at det også er nødvendig med repetisjon. Derfor bør dere planlegge jevnlige oppfølgingskurs (og huske å ta dette med i vurderingen av tjenestene).
  • Ved større prosjekter bør man kontrollere at implementeringen ikke kommer i konflikt med andre nyskapende prosesser eller større endringer i organisasjonen.
  • I implementeringsfasen vil kommunikasjonsplanen deres (trinn 3) virkelig komme til sin rett. Sørg for å ta med den i implementeringsplanen.
  • Organiser en systematisk oppfølging av ansatte og avdelinger med tanke på løpende tilbakemeldinger og evalueringer, ikke bare for opplæringens skyld, men for hele implementeringsprosessen.
  • Sett i gang den faktiske implementeringen i de enhetene/avdelingene som først deltok i evalueringen av produktet. Det vil gi prosjektet en lettere og mer positiv start.
  • Dere må på forhånd gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse, og ha en beredskapsplan (reserveløsning) i tilfelle teknologien, leverandøren eller organisasjonen skulle svikte.
  • Implementeringsplanen bør inkludere en plan for fremtidig logistikk (lagring og transport), teknisk vedlikehold og brukerstøtte.

Vurder å utarbeide verktøy som skal støtte implementeringsprosessen, både i dag og i fremtiden.

Slike støtteverktøy kan f.eks. være:

En visuell implementeringsmodell

Se nedenfor for eksempler fra Sverige og Danmark, under delen om metoder og verktøy. En visuell implementeringsmodell er et verktøy som presenterer en grunnleggende metodikk for å implementere teknologi – for å gi de involverte en felles forståelse av prosessen.

En «implementeringslogg»/sjekkliste for implementeringen

Lag en enkel liste over oppgaver og personer som skal involveres mv. Denne loggen/sjekklisten kan brukes som et grunnlag for implementeringsplanen for å sikre kontinuitet og en strukturert tilnærming. Se delen om metoder og verktøy for eksempler på en slik implementeringslogg/sjekkliste.

Levende laboratorium

Et fysisk sted der teknologiene er tilgjengelige for fremvisning og utprøving. Slik kan ansatte og sluttbrukere lære mer eller til og med få opplæring i et kontrollert miljø. Se delen om verktøy og metoder for eksempler på dette.

Dedikerte testanlegg

Spesielle institusjoner som tildeles ekstra ressurser for å teste ut teknologier og finne den beste organiseringen og tilnærmingen for å implementere nye teknologier.

Enkel instruksjon og veiledning

Dette kan gjøres ved at man tar i bruk strekkoder (QR-koder) for nye teknologier, som i sin tur peker til en video om hvordan den aktuelle teknologien brukes. Man kan også ha en serie nettseminarer (webinarer) eller liknende løsninger. Dette er eksempler på en løpende opplæring av ansatte som vil lette implementeringen.

En spesialisert teknisk støtteavdeling

En spesialisert enhet som gir støtte til sluttbrukere, det vil si ansatte, innbyggere eller pårørende.

Hva har det betydd for CONNECT-deltakerne å ha en implementeringsmodell

Lister

En implementeringsmodell er avgjørende for å lykkes med endring av drift. Den har vært et verktøy for å drive endringsledelse og virkeliggjøring av gevinster og effekter, og har ført til at mange feil kan bli avdekket før oppstart. En plan for å fange opp feil under oppstart og i etterkant.

Bruk av en implementeringsmodell gjør også at alle er omforent med endringene som innføres, forskjellene det innebærer på hvordan alle skal jobbe, og hvem / hvordan feil/mangler skal meldes / håndteres. For ledere betyr modellen at de vet hvordan målene skal nås, måles, følges opp og evalueres.

Metoder og verktøy

Eksempler på visuelle implementeringsmodeller

Västerås og Göteborg anbefaler at man bruker de ni trinnene nedenfor som retningslinjer eller en visuell implementeringsmodell. De kan også brukes som et godt utgangspunkt for en implementeringsplan.

Odense bruker den visuelle implementeringsmodellen nedenfor:

Eksempler på implementeringsveiledninger

  • Odense bruker en «implementeringslogg» for å sikre kontinuitet i implementeringsprosessene sine. Loggen er tilgjengelig på www.nordicwelfare.org/connect
  • Lindås bruker en implementeringssjekkliste som også er tilgjengelig på ovennevnte nettsted.

Eksempler på levende laboratorier

  • Teknologi til Lejligheden, Odense: http://www.teknologitillejligheden.dk/
  • Oulu Health Lab: www.ouluhealth.fi
  • Mistel, Västerås: http://mistelinnovation.se/
  • Bo Bedre, Göteborg
  • Agder Living Lab: https://www.grimstad.kommune.no/tjenester/helse-omsorg-og-sosiale-tjenester/utviklingssenteret-og-velferdsteknologi/velferdsteknologi/agder-livinglab/
  • Se også Nordic Living Lab Alliance: http://livinglaballiance.org/

 

 

Nasjonale implementeringsveiledninger

  • KS Norge: Veikart for velferdsteknologi: http://www.ks.no/samveis
  • Den svenske helseforvaltningen om «implementering»: http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2012/2012-6-12
  • Opplæring i tre trinn: Den svenske helseforvaltningen om «implementering»

Eksempler på opplæring av personale

  • Les om hvordan CONNECT-kommuner lærer opp personale og sluttbrukere under og etter en implementering, på nettstedet vårt: www.nordicwelfare.org/connect
  • KS har utviklet en tverrfaglig opplæringspakke for kommunene, Velferdsteknologiens ABC http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/innovasjon/velferdsteknologi/velferdsteknologiens-abc/

Eksempler på implementeringsmodeller fra CONNECT-deltakerne

Ovennevnte metodikk kan anskaffes ved å kontakte den enkelte CONNECT-kommunen. I tillegg bruker Aarhus og Sør-Karelen andre inspirasjonskilder, som er tilgjengelige nedenfor.

Aarhus har laget en visualisering av implementeringsplanen, som du finner en link til på nettstedet vår: www.nordicwelfare.org/connect Aarhus har også et levende laboratorium ved Dokk1 i Aarhus sentrum som er åpent hver dag.

I Sør-Karelen benytter og deler man gode rutiner for implementering og innovasjon via et finsk nettsted: https://www.innokyla.fi

Dennis C. Søndergård

Sidansvarig

Dennis C. Søndergård

Seniorrådgivare Välfärdsteknologi

Mobil +46-76 000 3545

Senast uppdaterad

2017-04-04

Nyckelord

  • Välfärdsteknologi

Nordens välfärdscenter | tel: +46 8 545 536 00 | | En institution under Nordiska ministerrådet