English page Verkkosivu suomeksi

Trinn 3: Kommunikasjonsplan

  • Välfärdsteknologi

Hva er det, og hvorfor er det viktig for arbeidet med velferdsteknologi?

En kommunikasjonsplan for velferdsteknologi vil ofte være en del av strategien deres. Men for å understreke hvor viktig dette er, og hvordan det vil øke mulighetene dere har for å lykkes, har vi satt av et eget trinn til kommunikasjonsplanen. Om dere tar dette med i strategien deres eller bruker det adskilt, er ikke avgjørende. Det er betraktningene man må gjøre for å lage en god kommunikasjonsplan som utgjør forskjellen.

En kommunikasjonsplan skal dekke både ekstern og intern kommunikasjon. Den vil hjelpe dere å formidle visjonene og detaljene i strategien.

Anbefalinger

Kommunikasjonsplanen skal hjelpe dere med å kommunisere budskapet til avdelinger og fagområder i organisasjonen. Derfor bør det å lage en kommunikasjonsplan inkludere samarbeid på tvers og med sluttbrukere. Hvis dere har en kommunikasjonsavdeling er den naturligvis en viktig aktør.

Gitt behovet for å skille mellom hvem som får hvilken informasjon, og behovet for at kommunikasjonsplanen støtter en kulturendring kan det være nyttig å vurdere et samarbeid med eksterne aktører.

I alle faser av planlegging, forberedelse og implementering av velferdsteknologi er det svært viktig å identifisere og involvere alle roller som påvirkes av endringene: Tjenestenes målgruppe, deres pårørende, ansatte som blir berørt, ledere ved omsorgsinstitusjoner, saksbehandlere, strategiplanleggere, politikere og andre som er direkte involvert i tjenestene. Også fagfolk som skal legge til rette for endringene bredt bør involveres. Dette kan være ansatte på IT-avdelinger, jurister og de som har ansvar for anskaffelser, økonomi, kommunikasjon og så videre.

Når man skal samarbeide med sluttbrukere (eldre, funksjonshemmede osv.) er det viktig å vurdere målgruppen. Forsøk å engasjere personer som faktisk vil ha nytte av den nye teknologien, ikke bare representanter for målgruppen.

Det er alltid best å engasjere de som faktisk mottar tjenester, i stedet for deres pårørende, lederen for pensjonistforeningen el.l. Dette kan være en ekstra utfordring siden kan dreie seg om syke, svake og funksjonshemmede personer som det er vanskelig å føre en dialog med. Men det vil lønne seg å være litt ekstra kreativ for å finne den rette fremgangsmåten.

Erfaringsbaserte råd

Som et supplement til en overordnet kommunikasjonsplan kan dere vurdere å bruke prosjektbaserte kommunikasjonsplaner. I arbeidet med velferdsteknologi vil dere sannsynligvis ha flere prosjekter gående samtidig, med forskjellige kommunikasjonskrav og kommunikasjonsbehov. For å legge til rette for dette kan dere vurdere å bruke prosjektbaserte kommunikasjonsplaner omtrent på samme måte som når dere bruker tiltaksplaner for å iverksette strategien deres.

Det å jobbe med velferdsteknologi krever en kulturendring i hele organisasjonen, og kommunikasjonsplanen må legge til rette for endringsarbeid. Derfor må kommunikasjonsplanen også kunne skape en gjensidig forståelse innad i organisasjonen og på tvers av de ulike fagområdene.

Når man skal legge til rette for en organisasjonsomfattende kulturendring, må man ta hensyn til tre nøkkelpunkter: Forankring, forpliktelser og eierskap.

Forankring

Sikre at alle – fra toppledelsen til ansatte i førstelinjen, fra politikere til pårørende – vet hvorfor man jobber med velferdsteknologi.

Forpliktelser

De må vite hvorfor dette er viktig og er blitt en del av arbeidshverdagen.

Eierskap

Det er ikke bare en del av jobben, men noe man kan være stolt av.

I komplekse organisasjoner har folk forskjellige informasjonsbehov, både hva gjelder mengden informasjon og hvordan ting formidles. Kommunikasjonsplanen må være differensiert – både på grunn av forskjellige målgrupper og forskjellige formål.

  • Det kan være nyttig å foreta en analyse av alle interessentene for å lage en differensiert kommunikasjonsplan.
  • Risikoanalyse og risikostyring bør være en del av kommunikasjonsplanen slik at tiltak som ikke virker, eller som har en uønsket virkning, blir identifisert og korrigert.
  • Ekstern kommunikasjon er svært viktig. Velferdsteknologi omtales ikke alltid i positive vendinger i media så det kan være lurt å ha en oppdatert liste over gode argumenter og positive historier. Dette vil skape kontinuitet og fremdrift (også internt) o Det vil gi politikerne bedre argumenter.
  • Vurder å bruke sosiale medier, da disse kan være en god arena å kommunisere på. Sosiale medier er raske og lett tilgjengelige slik at man kan holde målgruppen oppdatert. Det åpner også for en annerledes og mer direkte kommunikasjonsform som treffer flere forskjellige målgrupper enn de mer tradisjonelle arenaene.
  • Vurder å lage en kort video om velferdsteknologi med eksempler på sluttbrukere. Den kan så brukes som et virkningsfullt verktøy, både internt og eksternt. Dere kan få eksempler på dette av Odense, Västerås og Lindås kommune.

Hva det har betydd for CONNECT-deltakerna å ha en kommunikasjonsplan

Listerregionen

En kommunikasjonsplan høyner kvaliteten på kommunikasjonen. Den vil hjelpe dere med å formidle informasjon i rett tid og på rett måte. Den vil også gi dere bedre tilbakemeldinger fra ansatte i egen virksomhet fordi de blir involvert og en del av laget.

Eksempler på kommunikasjonsplaner fra CONNECT-deltakerne

Ikke alle CONNECT-deltakerne har en formalisert kommunikasjonsplan bare for velferdsteknologi (selv om alle ser fordelen ved å ha dette). Noen har en overordnet kommunikasjonsplan som de tilpasser, mens andre har den som en del av sin strategi. Alle deltakende kommuner har synspunkter og erfaringer med å kommunisere arbeidet innen velferdsteknologi, så det er bare å kontakte dem for å få praktiske innspill.

Västerås

  • Har formulert en kommunikasjonsplan for velferdsteknologi. Den strukturerer intern og ekstern kommunikasjon og stiller de grunnleggende spørsmålene: Hva, hvorfor, hvem, når, hvordan osv. Den er ikke tilgjengelig på nett, så ta kontakt med Västerås direkte for mer informasjon.

Lister

  • Listers e-læringskurs «Første skritt på veien – en innføring i velferdsteknologi» med teori og filmer med eksempler fra trygghetspakkene i Lister på teknologi til brukere i praksis. E-læringskurs og film brukt i Lister finnes her: http://lister.no/helse/velferdsteknologi-telemedisin
  • KS og Helsedirektoratet har laget filmen «Morgendagens omsorg». Den handler om hvordan helse- og omsorgstjenestene kan ta i bruk nye virkemiddel for å løse utfordringer brukere og ansatte møter i hverdagen. https://www.youtube.com/watch?v=6sFBG2B3Sx8
  • Filmen om Margot som utfordrer velferdsteknologien er produsert for Fylkesmannen i Møre og Romsdal i samarbeid med utviklingssenteret for hjemmetjenester i Ålesund. https://www.youtube.com/watch?v=PEAmdH3MEmg
  • Film om omsorgsteknologi i hjemmet fra Lindås kommune: https://www.youtube.com/watch?v=cryBpTP2l2c • Film om omsorg laboratoriet på høgskolen i Bergen: • https://www.youtube.com/watch?v=wEOcdywME_k
Dennis C. Søndergård

Sidansvarig

Dennis C. Søndergård

Seniorrådgivare Välfärdsteknologi

Mobil +46-76 000 3545

Senast uppdaterad

2017-04-04

Nyckelord

  • Välfärdsteknologi

Nordens välfärdscenter | tel: +46 8 545 536 00 | | En institution under Nordiska ministerrådet