English page Verkkosivu suomeksi

Trinn 7: Anskaffelser

  • Välfärdsteknologi

Hva er det, og hvorfor er det viktig for arbeidet med velferdsteknologi?

Det er naturligvis et stort steg å investere i ny teknologi uansett hvilken kommune det gjelder, og derfor er det viktig at man gjør ting på rett måte.

Anskaffelser er en sammensatt oppgave som krever både tid og ressurser. Når det skal anskaffes velferdsteknologi er det viktig å jobbe på tvers av sektorer i kommunen, og i forkant gjøre grundige behovsanalyser slik at dere vet hvilke behov teknologien skal dekke.

Dette trinnet gir ikke en omfattende juridisk analyse av de eksisterende anskaffelsesmodellene, men sier litt om hva man bør være oppmerksom på, og hvilke fremgangsmåter som er de vanligste blant kommuner som er ledende på velferdsteknologi.

Anbefalinger

  • Det er svært viktig at man har gode og ansvarlige rutiner, og at hele prosessen bærer preg av gjennomsiktighet og likebehandling. Det handler ikke bare om gode rutiner, men også om at dere ikke skal utestenge noen av interessentene.
  • Selv om den tradisjonelle anskaffelsesprosessen er godt utprøvd, er den ofte ikke det beste alternativet for anskaffelse av velferdsteknologi. Når dere har avdekket behov og hvilke formål teknologien skal dekke kan det lønne seg å utfordre leverandørene til å beskrive mulige løsninger i stedet for å henvende seg til dem med en detaljert kravspesifikasjon.
  • Vær oppmerksom på at det kan være juridiske forskjeller mellom det å anskaffe tjenester og det å anskaffe produkter. Mer detaljert informasjon om dette er tilgjengelig via linkene i delen om verktøy og metoder.
  • Vurder hvilken anskaffelsesmetode som best kan dekke deres behov. Vær oppmerksom på at dette kan variere fra teknologi til teknologi. Flere ulike innovative anskaffelsesmetoder er blitt brukt med hell. Nedenfor ser du noen av de forskjellige alternativene:

Innovativ anskaffelsesmetode (3. Variasjoner. Se delen om verktøy og metoder nedenfor for detaljert informasjon om innovative anskaffelser)

 

  1. Innovativ anskaffelse der behovet er spesifisert – altså at det er gjennomført en behovsanalyse, og at man vet hvilket område som må forbedres. Denne anskaffelsesmetoden ser etter en tjeneste/løsning/funksjon. Den retter seg inn mot:
    A) En eksisterende adekvat løsning som allerede er på markedet
    B) En eksisterende løsning som allerede er på markedet, men som må videreutvikles for å dekke behovet
    C) Løsninger som ennå ikke er på markedet
  2. En innovativ anskaffelse av en løsning der det ikke er definert et behov, bare hvilket område som må forbedres. Den retter seg inn mot:
    A) Tanker om hvordan man forbedrer området
    B) Tanker og mulige løsninger for hvordan man forbedrer området
  3. Innovativ anskaffelse av forsknings- og utviklingstjenester.

 

Offentlig-privat innovasjonssamarbeid (OPI) og offentlig-privat partnerskap (OPP) er også effektive måter å sikre høy grad av innovasjon og en fleksibel produktutvikling på.

  • OPI: En OPI er en avtale om en innovasjons- eller utviklingsprosess som gjerne går forut for en anskaffelse. Under visse omstendigheter kan en anskaffelse inkluderes i avtalen. Se delen om metoder og verktøy for detaljert informasjon om hvordan man oppretter en OPI eller en OPI med anskaffelse.
  • OPP: Er spesielt nyttig ved større prosjekter, for eksempel byggeprosjekter. OPP integrerer finansiering, tegning og bygging, ofte inklusive vedlikehold og drift. Se mer under verktøy og metoder.

Erfaringsbaserte råd

Ettersom offentlige anskaffelser er et komplisert område, anbefales det at man involverer relevante fagfolk helt fra begynnelsen av prosessen.

Anskaffelser kan være krevende og kostbare. Vurder om dere skal samarbeide med andre kommuner for å dele på kostnadene og utnytte fordelen ved å kjøpe inn i større skala.

  • Hvis dere mangler kompetanse på offentlige anskaffelser kan det å samarbeide med andre kommuner være en god måte å få tilgang til slik kompetanse og kunnskap på, i tillegg til at dere kan høste verdifulle erfaringer.

Noen anskaffelser mislykkes - av forskjellige årsaker - og må gjøres om igjen. En måte å redusere faren for å mislykkes på, er å sondere markedet før anskaffelsen. Dette kan kommunene gjøre selv eller ved hjelp av private aktører.

Når dere skal anskaffe velferdsteknologi bør det etableres et samarbeid mellom dem som jobber med anskaffelser, og dem som jobber med velferdsteknologi. I tillegg er ofte IT-kompetanse viktig i en slik prosess.

  • Både velferdstjenester og velferdsteknologi er komplekse områder, og det er avgjørende at man har kunnskap om begge deler for å få en optimal anskaffelsesprosess for velferdsteknologi. Det er derfor viktig at innkjøpsspesialisten får tilgang til mer kunnskap på området.
  • Det er en uttalt frykt blant mange som jobber med velferdsteknologi at de skal komme for nær innpå leverandørene, kanskje fordi de har begrenset kunnskap om regelverket for offentlige anskaffelser. Dette kan gi en stor avstand mellom offentlig og privat sektor, «dem mot oss», noe som verken er innovativt eller utviklende. Det kan man unngå ved å ta med innkjøpsavdelingen helt fra begynnelsen av prosessen.

Det anbefales at man oppretter en arbeidsgruppe med ulik kompetanse når man skal gå til anskaffelse av velferdsteknologi. Hvilken kompetanse arbeidsgruppen må ha vil variere, men det bør omfatte kunnskap om målgruppen og selve anskaffelsen. Gruppen kan også bistå med:

  • Utvelgelse og klargjøring av valgkriterier og vektingsfaktorer
  • Klargjøring av betingelsene overfor involverte leverandører

Vær nøye med å dokumentere hele prosessen. Det er viktig at alle potensielle leverandører får like muligheter.

Det kan gi stor merverdi å ta med sluttbrukerne (ansatte, innbyggere eller pårørende) i anskaffelsesprosessen. Husk å ta stilling til hvordan dere best kan ivareta brukermedvirkning allerede ved begynnelsen av prosessen.

Hva det har betydd for CONNECT-deltakerne å ha en anskaffelsesmodell

Göteborg

Ved at man har brukt en innovativ anskaffelsesprosess har leverandørene kunnet se at kommunen er utviklingsorientert og har en klarere forståelse av behovene på dette området.

Metoder og verktøy

Ettersom hoveddokumentet bevisst unnlater å gi juridiske råd eller omfattende informasjon om utfordringene ved hver type anskaffelse, inneholder denne delen linker til publikasjoner og nettsider som gir informasjon om dette.

  • Se følgende publikasjoner for en grundig redegjørelse og inngående juridisk analyse av innovative anskaffelser:

    Innovationsvänlig Upphandling (SKL 2012). Erfaringer fra kommuner og regioner med en beskrivelse av hvordan man legger til rette for nytenkning og innovasjon i anskaffelsesprosessen. Med praktiske eksempler. http://webbutik.skl.se/bilder/artiklar/pdf/7164-803-7.pdf?issuusl=ignore 

    Innovationsupphandling – Utvicklar din virksomhet (Upphandlingsmyndigheten). En grundig redegjørelse av innovative anskaffelser. Publikasjonen ser på hvilke muligheter innovative anskaffelser gir offentlige myndigheter. http://www.upphandlingsmyndigheten.se/globalassets/publikationer/uhm_innovationsupphandlinga5_webb.pdf
  • Nettsteder for nasjonale anskaffelser:
    www.anskaffelser.no/innovasjon
    www.udbudsportalen.dk
    www.comdia.com/ide-udbud.aspx
    http://www.hankinnat.fi (Det finske nettstedet inneholder også redegjørelser av de forskjellige metodene for offentlige anskaffelser.)
  • Offentlig-privat innovasjonssamarbeid (OPI) og offentlig-privat partnerskap (OPP) så vel som generelle råd om anskaffelser:
    http://www.opiguide.dk/ o www.opall.dk
  • Innovative og førkommersielle anskaffelser:
    Nasjonalt program for leverandørutvikling er pådriver og fasilitator for å øke offentlig sektors evne til å gjennomføre innovative anskaffelser. Programmet eies av NHO, KS og Difi: http://leverandorutvikling.no/
    http://markedsmodningsfonden.dk/kort_intro_off

Eksempler på anskaffelsesmodeller fra CONNECT-deltakerne

Ingen av de deltakende kommunene har en komplett anskaffelsesmodell spesifikt for velferdsteknologi tilgjengelig på internett. Samtlige har omfattende erfaring med innkjøp av teknologi og kan dele bakgrunnsmateriale fra disse anskaffelsene med dere direkte.

Västerås by har imidlertid publisert bakgrunnsmateriale og kriterier fra anskaffelsesprosessene sine. Noen eksempler er videotelefoni, sikkerhetsalarmer og andre tekniske løsninger for tilrettelagte boliger. Du finner samtlige eksempler her: www.viktigvasteras.se

Fra Norge er det utviklet et godt materiale fra en innovativ offentlig anskaffelse av lokaliseringsteknologi. Anskaffelsen ble ledet av Trondheim og var et samarbeid mellom åtte kommuner. Det er publisert en rapport som inneholder både erfaringer kommunene gjorde seg og kravspesifikasjoner. http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/innovasjon/velferdsteknologi/hvordan-anskaffe-lokaliseringsteknologi/

Dennis C. Søndergård

Sidansvarig

Dennis C. Søndergård

Seniorrådgivare Välfärdsteknologi

Mobil +46-76 000 3545

Senast uppdaterad

2017-04-04

Nyckelord

  • Välfärdsteknologi

Nordens välfärdscenter | tel: +46 8 545 536 00 | | En institution under Nordiska ministerrådet