English page Verkkosivu suomeksi

Vaihe 3: Viestintäsuunnitelma

Mitä se tarkoittaa ja miksi se on tärkeä hyvinvointiteknologian parissa työskenneltäessä?

Hyvinvointiteknologiaa koskeva viestintäsuunnitelma sisältyy tavallisesti strategiaan. Olemme kuitenkin tehneet tästä oman vaiheensa, sillä haluamme korostaa, miten tärkeä viestintäsuunnitelma on ja miten merkittävästi se parantaa hankkeen menestymismahdollisuuksia. Tärkeintä ei ole se, sisältyykö viestintäsuunnitelma strategiaanne vai onko se erillinen, vaan se, että kiinnitätte huomiota siihen, miten tärkeää hyvin harkitun viestintäsuunnitelman laatiminen on.

Viestintäsuunnitelma koskee sekä sisäistä että ulkoista viestintää. Sen avulla on helpompi tiedottaa visiosta ja strategian yksityiskohdista.

Suosituksia

Viestintäsuunnitelman tulisi helpottaa organisaation eri yksiköille ja ammattikunnille suunnattua viestintää. Siksi viestintäsuunnitelma tulisi laatia eri yksikköjen ja käyttäjien välisenä yhteistyönä. Jos organisaatiossanne on viestintäosasto, se on luonnollisestikin tärkeä toimija suunnitelman laatimisessa.

Kannattaa myös harkita yhteistyötä jonkin tutkimuslaitoksen tai muiden ulkoisten asiantuntijoiden kanssa, sillä tarkoituksena on välittää monimutkaisia viestejä, ja on paitsi päätettävä, mitä kenellekin viestitään, myös varmistettava, että viestintäsuunnitelma tukee toimintakulttuurin muutosta.

Kaikissa hyvinvointiteknologiaan liittyvissä suunnittelu-, valmistelu- ja toteutusvaiheissa on erittäin tärkeää selvittää, kenen kaikkien tehtäviä muutokset koskevat, ja ottaa nämä osapuolet mukaan toimintaan. Tällaisia osapuolia ovat esimerkiksi palveluiden kohderyhmä ja näiden omaiset, perinteisiä hoitopalveluita tarjoava henkilöstö ja (tarvittaessa) ne, jotka tulevat toimittamaan hyvinvointiteknologiapalveluita, hoitolaitosten johto, asiakasvastaavat, strategiset suunnittelijat, poliitikot ja muut sellaiset tahot, jotka ovat suoraan tekemisissä hyvinvointipalveluiden kanssa.

Mukaan on kuitenkin otettava myös ne ammattilaiset, jotka tekevät muutokset mahdollisiksi, eli IT-asiantuntijat sekä lakiasioista, hankinnoista, taloudesta, viestinnästä yms. vastaavat tahot. Kun halutaan tehdä yhteistyötä palvelujen loppukäyttäjien kanssa (vanhukset, vammaiset jne.), on muistettava ottaa huomioon kohderyhmien tarpeet.

Tulisi pyrkiä osallistamaan juuri niitä henkilöitä, jotka todella hyötyvät uusista palveluista, eikä yksinomaan niitä, jotka mielestään edustavat kyseistä kohderyhmää. On aina parempi ottaa mukaan perinteisten palveluiden käyttäjät kuin vain näiden omaiset tai paikallisten eläkeläisten edustaja tms. Tämä tuo tiettyjä haasteita, sillä nämä henkilöt voivat olla heikkokuntoisia tai heillä voi olla vammoja, joiden vuoksi heidän ottamisensa mukaan vuoropuheluun on tavallista haasteellisempaa. Oikeiden osallistamistapojen löytämiseen kannattaa kuitenkin panostaa.

Kokemukseen perustuvat ohjeet

Yleisen viestintäsuunnitelman lisäksi kannattaa harkita hankekohtaisten viestintäsuunnitelmien käyttämistä. Hyvinvointiteknologian parissa työskenneltäessä käynnissä on useita samanaikaisia hankkeita, joista kullakin on omat viestinnälliset vaatimuksensa ja tarpeensa. Jotta hankekohtaisten viestintäsuunnitelmien käyttäminen olisi helpompaa, niitä saattaa kannattaa käyttää (yleisen viestintäsuunnitelman liitteinä) samalla tavoin kuin toimintasuunnitelmia käytetään strategian toiminnallistamiseen.

Hyvinvointiteknologian käyttöönotto tarkoittaa koko organisaation laajuista toimintakulttuurin muutosta, ja viestintäsuunnitelma voi auttaa tässä. Tästä syystä viestintäsuunnitelmassa on voitava saavuttaa yhteisymmärrys organisaation eri osien ja eri tehtävissä toimivien henkilöiden välillä.

Koko organisaation laajuiseen toimintakulttuurin muuttamiseen liittyy kolme tärkeää tekijää: juurruttaminen, velvoittaminen ja omaksi ottaminen.

Juurruttaminen

  • Varmistetaan, että kaikki ylimmästä johdosta ja muusta henkilöstöstä aina poliitikkoihin ja hoidettavien omaisiin tietävät, mistä syystä hyvinvointiteknologiaa käytetään.

Velvoittaminen

  • Paitsi että edelliset tietävät, miksi teknologiaa käytetään, he tietävät myös, miksi se on tärkeää ja miksi siitä on tullut osa heidän arkeaan.

Omaksi ottaminen

  • Hyvinvointiteknologia ei ole pelkästään osa työtä, vaan jotakin, josta voi olla ylpeä.

Monitahoisissa organisaatioissa ihmisten tiedonsaantitarpeet ovat erilaisia, ja tämä koskee sekä tiedon määrää että sitä, millä tavoin se toimitetaan vastaanottajalle. Hyvinvointiteknologiaa koskeva viestintäsuunnitelma edellyttää eriytettyä lähestymistapaa sekä eri kohderyhmille että eri tarkoituksiin.

  • Eriytetyn viestintäsuunnitelman kannalta voi olla hyödyllistä analysoida kaikkien sidosryhmien tarpeet.
  • Riskianalyysi ja riskinhallinta on otettava osaksi viestintäsuunnitelmaa, jotta voidaan havaita ja tarvittaessa ryhtyä muutostoimiin, jos jotkin toimenpiteet ovat tehottomia tai jos niillä on ei-toivottuja vaikutuksia.
  • Ulkoinen viestintä on erittäin tärkeää. Tiedotusvälineet eivät aina esitä hyvinvointiteknologiaa kovin positiivisessa valossa, joten on hyvä pitää eri tiedotusvälineille suunnattua, jatkuvasti päivitettävää listaa positiivisista kokemuksista. Tämä edistää jatkuvuutta ja lisää painoarvoa (myös sisäisesti). o Myös poliitikot ovat tyytyväisiä, jos heidät yhdistetään positiivisiin kokemuksiin.
  • Kannattaa harkita myös sosiaalisen median käyttöä. Sosiaalinen media voi osoittautua positiiviseksi viestintäfoorumiksi. Se on nopea ja helposti saatavilla, joten sen avulla voi olla helppo pitää kohderyhmät ajan tasalla. Se on myös erilainen ja suorempi tapa lähestyä eri kohderyhmiä kuin perinteiset tiedotusvälineet.
  • Hyvinvointiteknologiasta saattaa kannattaa tehdä lyhytfilmi, jossa esiintyy teknologian loppukäyttäjiä. Se voi olla tehokas viestintäväline niin sisäisesti kuin ulkoisestikin. Esimerkkejä voi pyytää joko Odensesta tai Västeråsista.

Mitä viestintäsuunnitelma on merkinnyt CONNECT-projektiin osallistuneille

Lister

Viestintäsuunnitelmalla varmistetaan, että viestinnän laatu kokonaisuutena pysyy parempana. Sen avulla voidaan välittää tietoa oikeaan aikaan ja oikealla tavalla. Se auttaa myös parantamaan osallistumista organisaatiossa, sillä suunnitelman kautta työtä tehdään tiiminä sen sijaan, että jokainen toimisi itsekseen.

Esimerkkejä CONNECT-projektin osallistujien viestintäsuunnitelmista

Kaikilla CONNECT-projektiin osallistuvilla kunnilla ei ole virallista, yksinomaan hyvinvointiteknologian tarpeisiin laadittua viestintäsuunnitelmaa (joskin kaikki myöntävät, että sellaisesta olisi hyötyä). Joillakin on yleinen viestintäsuunnitelma, jonka he ovat mukauttaneet tarpeisiinsa, ja toisilla viestintäsuunnitelma on osa strategiaa. Kaikilla osallistujakunnilla on kokemusta ja sanottavaa hyvinvointiteknologiaan liittyvästä viestinnästä, ja heidän näkemyksiään voi tiedustella heiltä suoraan.

Västerås

Västerås on laatinut hyvinvointiteknologiaa koskevan viestintäsuunnitelman. Siinä sisäisen ja ulkoisen viestinnän rakenne on määritelty tiettyjen peruskysymysten kautta (mitä, miksi, kuka, milloin, miten jne.)

Dennis C. Søndergård

Sidansvarig

Dennis C. Søndergård

Seniorrådgivare Välfärdsteknologi

Mobil +46-76 000 3545

Senast uppdaterad

2017-03-29

Nordens välfärdscenter | tel: +46 8 545 536 00 | | En institution under Nordiska ministerrådet