English page Verkkosivu suomeksi

Vaihe 4: Tarveanalyysi

Mitä se tarkoittaa ja miksi se on tärkeä hyvinvointiteknologian parissa työskenneltäessä?

Uuden hyvinvointiteknologian käyttöönotto onnistuu paremmin, jos tunnette organisaationne ja teknologian loppukäyttäjien tarpeet.

Kuten jäljempänä tässä asiakirjassa tulette huomaamaan, tarveanalyysi voi kattaa useita eri näkökohtia, joten se saattaa olla erittäin monimutkainen. Yksinkertaisimmillaan se on kuitenkin vain systemaattinen katsaus organisaatioon ja sen palveluiden käyttäjiin, ja sen tarkoituksena on löytää ne alueet, joilla on parantamisen varaa.

Tarveanalyysi luo perustan prosessin seuraaville vaiheille, mutta se on myös läheisessä yhteydessä (ja usein kietoutunut) markkinoiden arviointiin. Valitettavasti tarveanalyysi monasti ohitetaan tai sitä aliarvioidaan. Tämä johtuu usein siitä, että viranomaiset ajattelevat jo valmiiksi tietävänsä organisaationsa ja sen palveluiden käyttäjien tarpeet. Tämä ennakkokäsitys voi johtaa jopa hankkeiden epäonnistumiseen tai siihen, että julkisia resursseja ei hyödynnetä optimaalisesti.

Paitsi että perusteellinen tarveanalyysi lisää tietoutta koko organisaatiosta ja sen palveluiden käyttäjistä, sen etuna on myös, että se saa eri sektoreilla ja tehtävissä työskentelevät omaksumaan uuden teknologian helpommin. Kun henkilöstö auttaa ongelmien ja tarpeiden tunnistamisessa, tällainen mukanaolo jo aikaisessa vaiheessa saa ihmiset herkemmin ottamaan omakseen sellaisen teknologian, joka kattaa em. tarpeet.

Suosituksia

Haluamme korostaa, että perusteellinen tarveanalyysi antaa organisaatiolle paremman kuvan sen todellisista tarpeista, ja tätä kautta on helpompi hahmottaa, mitkä hankkeet ovat tehokkaimpia sekä laadun että kustannusten kannalta. Vaikka tarveanalyysi auttaakin tekemään järkevämpiä päätöksiä, on silti muistettava, että koska se on tiedonkeruutyökalu, se on vain osa päätöksentekoprosessia. Poliittisesti johdetussa organisaatiossa on aina myös monia muita tekijöitä, jotka vaikuttavat siihen, millaisia hankkeita käynnistetään ja mitkä osa-alueet priorisoidaan.

Tällaisia tekijöitä ovat esimerkiksi seuraavat:

  • Yleinen mielipide joistakin osa-alueista saattaa olla joko hyvin positiivinen tai negatiivinen, ja tämä voi vaikuttaa kyseisen osa-alueen priorisointiin.
  • Joillakin osa-alueilla voi olla hallinnollisia tai poliittisia painotuksia organisaatiossa
  • Joillakin alueilla taas saattaa olla kansallisen tai alueellisen tason poliittisia painotuksia.
  • Markkinoiden arviointi voi paljastaa innovatiivisia ratkaisuja, joilla on hyvät mahdollisuudet menestyä.
  • Olemassa olevat mahdollisuudet ulkoiselle rahoitukselle.

On suositeltavaa täydentää perinteistä tarveanalyysia ns. teknologiapohjaisella tarveanalyysilla (jossa yhdistyvät toisiinsa tarveanalyysi ja markkinoiden arviointi). Siinä, missä perinteinen (myös tässä asiakirjassa kuvattuja perusteellisia metodeja käyttävä) tarveanalyysi lähinnä selvittää tiedostettuja ja havaittuja tarpeita, teknologiapohjainen tarveanalyysi voi olla lähestymistavaltaan innovatiivisempi ulkoisen alkuperänsä vuoksi. On kuitenkin tärkeää pitää paino sanalla "täydentää". Nojautuminen yksinomaan tai liikaa markkinoiden arviointiin tai teknologiapohjaiseen tarveanalyysiin on tyypillinen sudenkuoppa, ja sen seurauksena syntyy yleensä vain uusia tarpeita sen sijaan, että vastattaisiin jo olemassa oleviin. Uudet teknologiainnovaatiot tekevät helposti vaikutuksen, mutta ilman hyvää perinteistä tarveanalyysia teknologian elinkelpoisuutta on hankala arvioida, ja vaarana on resurssien haaskaaminen tarpeettomaan testaukseen.

Kokemukseen perustuvat ohjeet

  • Tarveanalyysin jälkeen on asetettava prioriteetit. Tarveanalyysin avulla löytyy todennäköisesti useita mahdollisia painopistealueita, ja niiden priorisointi tulee tehostamaan seurantaprosessia. On suositeltavaa, että priorisointi tehdään organisaation ylimmillä tasoilla, jotta voitaisiin varmistaa sitoutuminen ja asian omaksuminen koko organisaatiossa.
  • Koska kunnat ovat monitahoisia ja monimuotoisia, tarveanalyysi tulisi keskittää ja määritellä selkeästi tietylle osastolle tai toimialalle. Priorisoikaa se aihealue, joka on organisaatiossanne tärkein, ja tarttukaa sen jälkeen muihin aiheisiin tärkeysjärjestyksessä. Useiden aihealueiden sisällyttäminen yhteen tarveanalyysiin ei välttämättä tee tarveanalyysista yhtään sen parempaa, sillä tällöin kerättyjen tietojen jäsentelyyn ja käsittelyyn tarvitaan valtavasti resursseja.
  • Selvittäkää, mitkä tarveanalyysin menetelmät (näistä on lisätietoja jäljempänä tässä asiakirjassa) toimivat organisaatiossanne parhaiten ja käyttäkää niitä, jotta käyttämienne resurssien ja hyvinvointiteknologian parissa tekemänne työn välinen suhde olisi tarkoituksenmukainen. Valitkaa yksi tai useampia menetelmiä, jotka parhaiten sopivat sekä organisaationne rakenteeseen että resurssien asettamiin rajoihin.
  • Varmistakaa, että tarveanalyysiin sisällytetään kaikki tarvittavat näkökohdat todellisten tarpeiden havaitsemiseksi. Tämä kannattaa aloittaa kartoittamalla, mitkä näkökohdat kullakin aihealueella tulisi sisällyttää analyysiin, ottaen huomioon eri johtoportaiden, henkilöstön, palveluiden käyttäjien, näiden omaisten ja muiden asianosaisten tarpeet. (Käytettävissä olevia välineitä käsittelevästä osiosta saa lisätietoja ns. kumppanianalyysista.)
  • Havaituista tarpeista viestiminen markkinoille vahvistaa mahdollisten liikekumppaneiden kanssa käymäänne vuoropuhelua ja parantaa heidän ymmärrystään aiheesta.

Mitä tarveanalyysi on merkinnyt CONNECT-projektiin osallistuneille

  • Odensessa hyvinvointiteknologiaa on opittu ymmärtämään paremmin ja laajemmin antropologisten tutkimusten avulla – loppukäyttäjistä eri osastojen ylimpään johtoon. Tarpeiden selvittäminen ja niihin keskittyminen on vahvistanut markkinoille suuntautuvaa viestintäämme.

Menetelmät ja välineet

Tarveanalyyseja voidaan tehdä useilla eri menetelmillä. Tässä osiossa on joitakin ehdotuksia, jotka perustuvat projektiin osallistuneiden organisaatioiden omiin kokemuksiin. Kannattaa muistaa, että tarveanalyysia ei tarvitse rajoittaa yhteen menetelmään, vaan siinä käytetään tavallisesti useampia tässä mainituista menetelmistä.

Menetelmäehdotuksia

Haastattelut

Tietoja voidaan kerätä ja ongelmia havaita strukturoitujen tai puolistrukturoitujen haastattelujen avulla. Tätä menetelmää voidaan käyttää useiden eri kohderyhmien kanssa ylimmästä johdosta aina loppukäyttäjiin ja näiden omaisiin.

Antropologinen tutkimus

Tämä on havainnointitutkimus, jossa antropologi tarkkailee sekä henkilöstön että muiden ihmisten käyttäytymistä ja työnkulkua. Tällaisella tutkimuksella voidaan erittäin tehokkaasti havaita tarpeita tietyissä laitoksissa.

Työpaja

Työpajoihin voidaan kutsua eri sidosryhmiä työskentelemään hallitusti tilannekuvausten tai sellaisten alueiden parissa, joilla on parantamisen varaa ja joilla esimerkiksi teknologiasta voisi olla apua.

Kohderyhmät

Kohderyhmissä voi olla joko eri sidosryhmien jäseniä tai vain yksi ryhmä. Tämä edellyttää taidokasta johtamista, jotta ennakkoluuloilta voitaisiin välttyä ja jottei osallistujien suuhun laitettaisi sanoja jo valmiiksi.

Tiedustelut/seurantahaastattelut

Tiedusteluja voidaan tehdä tarvittaessa – tavallisesti osana jotakin isompaa prosessia – tutkimustulosten tärkeyden selventämiseksi, priorisoinnin helpottamiseksi tai sen varmistamiseksi, että valittu suunta on oikea.

Kyselyt

Kyselyjä käytetään usein tiedonkeruuseen. Organisaation sisällä verkkopohjaiset kyselyt voivat olla käteviä ja hyödyllisiä.

Inspirointipäivä

Kutsukaa palvelujen toimittajat kertomaan ratkaisuehdotuksistaan. Inspirointipäivä voi olla tarkkaan strukturoitu ja se voidaan järjestää joko niille työntekijöille, joita asia koskee, tai mukaan voidaan ottaa myös palveluiden käyttäjiä. Inspirointipäivään voi sisältyä myös näyttely tai työpaja, joiden avulla selvitetään tarkemmin teknologian käyttöalat, kohderyhmät ja tärkeimmät toiminnot.

Verkosto

Jotta palautetta saataisiin jatkuvasti sekä henkilökunnalta että loppukäyttäjiltä, voi olla järkevää muodostaa virallinen verkosto, johon kuuluu henkilöstöä kaikilta organisaation osa-alueilta. Verkoston jäsenet voivat ilmoittaa mahdollisista ongelma-alueista ja tarpeista eri puolilla organisaatiota. Tilastot Joskus voi olla hyvä päästä tarkastelemaan aiempien mittausten tuloksia ja erilaisia liiketoiminnallisia tilastoja, jotta saisi esimerkiksi paremman yleiskuvan siitä, miten yleisiä tietyt toimenpiteet tai kohderyhmät ovat.

Käytettävissä olevat välineet

Esimerkkejä CONNECT-projektin osallistujien tarveanalyyseista

Odense

Odensen kunnassa tarveanalyysi on erittäin tärkeä tekijä hyvinvointiteknologian kanssa työskenneltäessä. Kunnassa käytetään useita tässä asiakirjassa mainittuja menetelmiä, ja heillä on erilaisia virallisia asiakirjoja ja asiakirjamalleja tarveanalyysin eri vaiheille. Näitä ovat esimerkiksi kyselylomakkeet, työpajojasuunnitelmat ja raportointimallit.

Dennis C. Søndergård

Sidansvarig

Dennis C. Søndergård

Seniorrådgivare Välfärdsteknologi

Mobil +46-76 000 3545

Senast uppdaterad

2017-03-29

Nordens välfärdscenter | tel: +46 8 545 536 00 | | En institution under Nordiska ministerrådet