English page Verkkosivu suomeksi

Vaihe 7: Hankintamalli

Mitä se tarkoittaa ja miksi se on tärkea hyvinvointiteknologian parissa työskenneltäessä?

On sanomattakin selvää, että uusi teknologia on iso askel mille tahansa kunnalle. On siis tärkeää, että valitaan oikein.

Hankinta on monimutkainen erikoistehtävä, joka vaatii sekä aikaa että resursseja. Kunnilla on vuosien kokemus suurista hankinnoista, mutta hyvinvointiteknologiahankinnat edellyttävät usein toisenlaista lähestymistapaa kuin vaikkapa toimistotarvikkeiden ostaminen. Tästä syystä on tärkeää, että tutustutaan erilaisiin hankintavaihtoehtoihin.

Tämän vaiheen tarkoituksena ei ole tehdä yksityiskohtaista juridista analyysia erilaisista hankintamalleista, vaan antaa ajattelemisen aihetta kertomalla, mitä on hyvä tietää ja mitkä mallit ovat suosituimpia hyvinvointiteknologia-alan johtavien kuntien piirissä.

Suosituksia

  • On erittäin tärkeää varmistaa, että noudatetaan hyviä ja vastuullisia hallinnollisia käytäntöjä, ja että kaikissa prosessin vaiheissa toimitaan avoimesti ja tasa-arvoisesti. Paitsi että tämä on hyvä käytäntö, sen avulla voidaan myös varmistaa, ettei mitään sidosryhmää jätetä prosessin ulkopuolelle.
  • Vaikka perinteinen hankintamalli onkin todettu hyväksi, se ei useinkaan ole paras mahdollinen ratkaisu hyvinvointiteknologiahankintoihin. Se on yleensä liian hidas ja joustamaton nopeasti muuttuville teknologiamarkkinoille, ja siihen on vaikea sovittaa innovaatioita.
  • Kannattaa pitää mielessä, että palveluiden ja tuotteiden hankinnoissa saattaa olla lainsäädännöllisiä eroja. Lisätietoja saa Menetelmät ja välineet -osiossa olevista linkeistä.
  • Pohtikaa, mikä hankintamalli ja -tapa soveltuu parhaiten tarpeisiinne. Kannattaa muistaa, että tämä saattaa riippua teknologiasta. Erilaisia innovatiivisia hankintamalleja on käytetty menestyksekkäästi. Alla on lueteltu joitakin vaihtoehtoja:

Innovatiiviset hankinnat (3 vaihtoehtoa. Innovatiivisista hankinnoista saa lisätietoja Menetelmät ja välineet -osiosta.)

  1. Innovatiivinen hankinta, jossa tarve on määritelty, eli tarveanalyysi on tehty ja tiedetään, mitä osa-aluetta halutaan parantaa. Hankinnassa etsitään jotakin palvelua/ratkaisua/toimintoa. Tavoitteena on löytää jokin näistä:
    A) Markkinoilla jo oleva soveltuva ratkaisu.
    B) Sellainen markkinoilla jo oleva soveltuva ratkaisu, jota täytyy kehittää, jotta se vastaisi tarpeisiin.
    C) Ratkaisu, jota markkinoilla ei vielä ole.
  2. Innovatiivinen hankinta jostakin ratkaisusta, kun tarvetta ei ole määritelty, mutta parannusta kaipaava osa-alue on tiedossa. Tavoitteena on löytää jokin näistä:
    A) Ideoita siitä, miten ko. aluetta voidaan parantaa.
    B) Ideoita ja mahdollisia ratkaisuja siihen, miten ko. aluetta voidaan parantaa.
  3. Tutkimus- ja kehityspalveluiden innovatiivinen hankinta.

Julkisen ja yksityisen sektorin välinen innovointi (PPI) ja julkisen ja yksityisen sektorin välinen kumppanuus (PPP) ovat myös erittäin tehokkaita tapoja varmistaa innovointi ja joustava tuotekehitys.

  • PPI: PPI on tavallisesti ennen hankintaa solmittava sopimus innovoinnista ja kehittämisestä. Sopimukseen voidaan tietyissä olosuhteissa sisällyttää myös hankinta. Menetelmät ja välineet -osiossa on lisätietoja PPI:n ja hankinnan sisältävän PPI:n tekemisestä. o PPP: Tämä on erittäin tehokas erityisesti suurissa hankkeissa, esimerkiksi rakennusprojekteissa.
  • PPP:hen sisältyy rahoitus, suunnittelu ja rakentaminen sekä usein myös ylläpito ja käyttö. Lisätietoja on Menetelmät ja välineet -osiossa.

Kokemukseen parustuvat ohjeet

Koska julkiset hankinnat ovat erittäin monimutkaisia, on suositeltavaa ottaa hankinnan asiantuntijoita mukaan prosessiin jo alusta alkaen.

Koska hankinta voi olla vaativaa ja kallista, kannattaa pohtia, voisiko kustannukset jakaa muiden samoilla linjoilla olevien kuntien kanssa, eli voisitteko hyötyä yhteishankinnan mahdollisesti tuomista hintaeduista.

  • Jos organisaatiossanne ei ole kokemusta julkisista hankinnoista, yhteistyö muiden kuntien kanssa voi tuoda prosessiin myös osaamista, tietoa ja kokemusta.

Monet hankinnat epäonnistuvat useista eri syistä, ja tällöin ne on tehtävä uudelleen, mikä haaskaa sekä aikaa että rahaa. Yksi tapa pienentää epäonnistumisen riskiä on hankintaa edeltävä vuoropuhelu markkinoilla. Tämän voi hoitaa joko kunta itse tai jokin yksityinen, alaan erikoistunut yritys.

Keskittykää mahdollisimman tiiviiseen yhteistyöhön ja tiedonvaihtoon hankintojen ja toisaalta hyvinvointiteknologian parissa työskentelevien välillä:

  • Hyvinvointipalvelut ja hyvinvointiteknologia ovat monimutkaisia alueita, ja molempien tunteminen on ensiarvoisen tärkeää hyvinvointiteknologian hankintaprosessin onnistumisen kannalta. Tästä syystä on tärkeää, että hankinnan asiantuntijalla on mahdollisimman hyvät tiedot alalta.
  • Monet hyvinvointiteknologian parissa työskentelevät pelkäävät joutuvansa liian läheiseen suhteeseen teknologian toimittajien kanssa hankintasääntöjen puutteellisen tuntemuksen vuoksi. Tämä voi johtaa vastakkainasetteluun julkisen ja yksityisen sektorin välillä, mikä ei tietenkään kannusta innovointiin ja kehitykseen. Tämä voidaan estää ottamalla hankintaosasto mukaan prosessiin heti alusta alkaen.

On suositeltavaa perustaa hyvinvointiteknologiahankintoja varten työryhmä, jonka jäsenillä on erilaista osaamista. Työryhmässä tarvittava osaaminen riippuu teknologiasta, mutta ainakin kohderyhmään ja hankintoihin liittyvää asiantuntemusta tarvitaan. Työryhmästä voi olla apua myös seuraavissa:

  • Valintakriteereistä ja painotuskertoimista päättäminen ja niiden määrittely.
  • Ehtojen selvittäminen tuotteiden toimittajille.

Prosessin asiakirja-aineisto on laadittava huolellisesti kaikissa prosessin vaiheissa. On tärkeää, että kaikille toimittajille annetaan samat mahdollisuudet.

Teknologian käyttäjien ottaminen mukaan hankintaprosessiin voi kantaa hedelmää (käyttäjiä voivat olla organisaation työntekijät, tavalliset kansalaiset tai potilaiden omaiset), joskin mukaan ottamisen ajankohta voi vaihdella hankintakohtaisesti. Muistakaa pohtia heti aluksi, mikä on paras tapa ottaa käyttäjät mukaan.

Mitä hankintamalli on merkinnyt CONNECT-projektiin osallistuneille

Göteborg

Göteborgissa innovatiivinen hankintaprosessi on tarkoittanut sitä, että tuotteiden toimittajat kokevat kunnan kehityshaluiseksi ja ymmärtävät sen tarpeita paremmin.

Menetelmät ja välineet

Koska pääasiakirjassamme ei tarkoituksellisesti anneta juridisia neuvoja tai yksityiskohtaisia tietoja eri hankintatapojen koukeroista, tässä osiossa on linkkejä julkaisuihin ja sivustoihin, joista kyseisiä tietoja saa.

  • Seuraavista julkaisuista saa tarkkoja tietoja innovatiivisista hankinnoista ja niihin liittyvistä juridisista analyyseista:

    Innovationsvänlig Upphandling (SKL 2012). Eri kuntien ja alueiden kokemuksia, joista näkee, miten uudenlaiseen ajattelutapaan ja hankintojen innovointiin kannustetaan (sisältää käytännön esimerkkejä). http://webbutik.skl.se/bilder/artiklar/pdf/7164-803-7.pdf?issuusl=ignore

    Innovationsupphandling – Utvicklar din virksomhet (Upphandlingsmyndigheten). Yksityiskohtainen kuvaus innovatiivisista hankinnoista. Tässä tarkastellaan innovatiivisten hankintojen viranomaisille tuomia mahdollisuuksia. http://www.upphandlingsmyndigheten.se/globalassets/publikationer/uhm_innovationsupphandlinga5_webb.pdf
  • Eri maiden kansallisia hankintasivustoja:
    Norja
    Tanska 
    Comdia, Tanska
    Suomi (Tällä suomalaisella sivustolla on myös tietoja julkisten hankintojen eri menetelmistä.)
  • Julkisen ja yksityisen sektorin väliset innovaatiot ja kumppanuudet (PPI ja PPP) sekä hankintoja koskevia yleisohjeita:
    OPIguide
    Opall, Tanska 
  • Julkisen ja yksityisen sektorin välisestä yhteistyöstä ja hankinnoista yleensä:
    Leverandorutvikling, Norja
  • Innovatiiviset ja esikaupalliset hankinnat:

Esimerkkejä hankintamalleista CONNECT-projektin osallistujilta

Mikään osallistujakunta ei ole julkaissut verkkosivuillaan kokonaista hyvinvointiteknologiaa koskevaa hankintamallia. Kaikilla kunnilla on pitkä kokemus teknologiahankinnoista, ja kunnat antavat mielellään suoraan taustatietoja näistä hankinnoista.

Västeråsin kaupunki on kuitenkin julkaissut käyttämänsä kriteerit ja hankintaprosessien taustatiedot. Esimerkkejä: videopuhelin, turvahälyttimet ja muut avusteiseen asumiseen liittyvät tekniset ratkaisut. Kaikki esimerkit löytyvät osoitteesta www.viktigvasteras.se.

Dennis C. Søndergård

Sidansvarig

Dennis C. Søndergård

Seniorrådgivare Välfärdsteknologi

Mobil +46-76 000 3545

Senast uppdaterad

2017-03-29

Nordens välfärdscenter | tel: +46 8 545 536 00 | | En institution under Nordiska ministerrådet