English page Verkkosivu suomeksi

Vaihe 8: Käyttöönottomalli

Mitä se tarkoittaa ja miksi se on tärkeä hyvinvointiteknologia parissa työskenneltäessä?

Käyttöönottomalli on käyttöönotossa auttava kehys. Mallissa kuvataan käyttöönottoprosessi ja sen eri vaiheet ja annetaan niihin liittyviä ohjeita. Käyttöönotto heijastuu todellisuudessa ja myös CONNECT-prosessissa kaikkiin eri vaiheisiin – se otetaan huomioon viestintäsuunnitelmaa, tarveanalyysia, arviointimallia yms. laadittaessa. Käyttöönottoa tulisikin tästä syystä pitää koko prosessin lopputuloksena jo alusta alkaen – ei siis vasta sen jälkeen, kun teknologia on hankittu.

Usein sanotaan, että uutta teknologiaa tuotaessa organisaatioon käyttöönotto vaatii 80 % koko työstä. Siksi onkin erittäin tärkeää ottaa huomioon, miten käyttöönottoa edeltävät 7 vaihetta tulevat vaikuttamaan käyttöönottoon. Tässä vaiheessa annetaan kuitenkin joitakin ohjeita siitä, mitä kannattaa muistaa, kun hankitun tuotteen käyttöönotto aloitetaan.

Suosituksia

  • Ennen aloittamista tulisi laatia perusteellinen käyttöönottosuunnitelma, jossa kuvataan tavoitteet, tehtävät, aikarajat ja seuranta. Aikataulusta ei kannata tehdä liian kireää, vaan siihen tulisi jättää varaa odottamattomia tilanteita varten. Suunnitelmasta on myös viestittävä, ja jo ennen aloittamista on huolehdittava seurannasta.
  • Tehokas viestintä on erittäin tärkeää. Hyödyntäkää viestintäsuunnitelmaa (vaihe 3) oikein, ja pohtikaa myös, kannattaisiko käyttöönottovaiheeseen ottaa mukaan tiedottaja.
  • Varmistakaa, että käyttöönottosuunnitelma varmasti omaksutaan – kaikilla tasoilla – suunnitelman eri vaiheessa. Erityisen tärkeää on, että tiedetään, kuka vastaa mistäkin organisaation eri tasoilla ja käyttöönottoprosessin eri vaiheissa.
  • Käyttöönottosuunnitelman laatimisessa kannattaa hyödyntää arviointiraporttia (vaihe 6) ja miettiä, miten uuden teknologian vaikutusta nykyisiin järjestelmiin hallitaan parhaiten käyttöönoton aikana.
  • Suunnitelmassa on ilmaistava selkeästi, keiden käyttöön teknologia on tarkoitettu. Varmistakaa, että palvelua kuntalaisten puolesta arvioivat ymmärtävät tämän, jotta uudesta teknologiasta tulisi osa palveluita.
  • Suunnitteluun (ja mahdollisesti myös varsinaiseen käyttöönottoon) kannattaa tarvittaessa ottaa rohkeasti mukaan myös teknologian toimittaja. Toimittaja tuntee tuotteen vahvuudet ja heikkoudet, joten jos toimittaja on konkreettisesti mukana käyttöönotossa, henkilökuntakin saattaa saada uudenlaista varmuutta teknologian käytön aloittamiseen. Käyttöönotossa avustaminen voi myös olla osa hankintapakettia (ks. vaihe 7).
  • Koulutus on aina tärkeä osa käyttöönottosuunnitelmaa. Koulutus suunnataan aina henkilöstölle, mutta usein myös asianosaisina oleville kuntalaisille ja näiden omaisille. Koulutusta ei rajata yksinomaan palveluita toimittavaan henkilöstöön, vaan myös palveluiden arvioinnista vastaavat on otettava mukaan.
  • Kunnan koosta riippumatta on erittäin suositeltavaa luoda virallisia verkostoja hyvinvointiteknologian käyttöönoton parissa työskentelevälle henkilöstölle, jotta tietoja voitaisiin jakaa ja resurssien käyttö optimoida.

Odensen kunnalla on seuraavat verkostot:

Kuntalaisten ja käyttäjien osallistaminen

  • Muodollinen yhteistyö vanhusneuvoston kanssa – teknologiaryhmä – uuden hyvinvointiteknologian testaamiseksi ja sen käytön opettelemiseksi.
  • Kuntalaisten kanssa tietyn teknologian yhteydessä tehtävään yhteistyöhön liittyvien kokemusten kerääminen jäljempänä kuvatun lähettiläsverkoston kautta.
  • Kuntalaisten osallistuminen eri hankkeisiin.

Hajautetusti johdettu verkosto

Tähän voi kuulua hajautettujen yksikköjen päälliköitä, esimerkiksi kotihoidosta vastaavia sairaanhoitajia, hoitokoteja jne.

Hajautetusta johtamisesta vastaavan tehtävänä on tukea hyvinvointiteknologiastrategian käyttöönottoa ja osallistua agendan toteuttamiseen organisaatiossa, eli

  • kannustaa strategisesti hyvinvointiteknologian käyttöönottoon
  • välittää strategia johtajille ja muulle henkilöstölle
  • auttaa käytännössä uusien teknologioiden (niiden käytön lisäämisen) ja uusien työskentelyprosessien käyttöönotossa jne.

Lähettiläsverkosto

Tämä on organisaation eri toimialoilla työskentelevien henkilöiden muodostama verkosto. Lähettiläiden tehtävänä on tukea hyvinvointiteknologiastrategian käyttöönottoa ja osallistua agendan toteuttamiseen organisaatiossa, eli

  • olla aktiivisesti mukana käyttöönottoprosessissa
  • arvioida hyvinvointiteknologiaan liittyviä hankkeita ja kartoittaa siihen liittyviä haasteita
  • toimia puolestapuhujina ja kollegoiden, kuntalaisten sekä näiden omaisten tukena hyvinvointiteknologiaan liittyvissä asioissa
    Toimia yhteyshenkilöinä kollegoiden ja kuntalaisten sekä käyttöönotosta ja kehityksestä vastaavien tahojen välillä.

Kokemukseen perustuvat ohjeet

  • Kun käyttöönottosuunnitelman tavoitteita ja tehtäviä määritellään, kannattaa harkita, pitäisikö niitä mitata. Selkeä, mitattavissa oleva tavoite voi auttaa käyttöönottoprosessin keskittämisessä ja toimia suunnannäyttäjänä, mikä parantaa tehokkuutta.
  • Käyttöönottosuunnitelman takana oleva organisaatio on otettava tarkoin huomioon. On valittava yksi vastuuhenkilö ja muodostettava työryhmä. Tämä parantaa teknologian omaksumista ja auttaa käyttöönottosuunnitelman täytäntöönpanossa.
  • Koulutukseen on varattava riittävästi aikaa ja resursseja. Vanhoista toimintatavoista luopuminen on vaikeaa ja edellyttää suunnitelmallista lähestymistapaa. Pohtikaa, kannattaisiko käyttöönottosuunnitelmaan sisällyttää malli teknologiaa käyttävän henkilöstön perehdyttämiseksi. Muistakaa, että kertaaminen on tärkeää, joten suunnitelkaa myös koulutuksen seuranta (ja muistakaa ottaa palvelun arvioinnista vastaavat henkilöt mukaan koulutukseen).
  • Jos käyttöönotto on laaja-alaista, varmistakaa, ettei se tapahdu samanaikaisesti muiden organisaatiossa tehtävien innovaatioiden tai suurten muutosten kanssa.
  • Viestintäsuunnitelmasta (vaihe 3) on hyötyä erityisesti käyttöönottovaiheessa. Varmistakaa siis, että käyttöönottosuunnitelmaan sisältyy myös viestintäsuunnitelma.
  • Suunnitelkaa järjestelmällinen seuranta henkilöstön ja osastojen parissa, jotta palautetta tulisi jatkuvasti ja tilannetta voitaisiin arvioida. Eikä tämä koske yksinomaan koulutusta, vaan koko käyttöönottoprosessia.
  • Käyttöönotto tulisi aloittaa niissä yksiköissä tai osastoilla, jotka alun perin osallistuivat tuotteen arviointiin. Tämä helpottaa vaiheen käynnistämistä.
  • Miettikää, tarvitaanko myös varasuunnitelma eli varajärjestelmä, jos teknologia pettää tai jokin menee pieleen toimittajan tai organisaation puolella.
  • Käyttöönottosuunnitelmaan tulisi sisältyä myös tulevaa logistiikkaa (varastointi ja kuljetukset), teknologian toimittamista ja käyttäjätukea koskeva suunnitelma.
  • Pohtikaa, tulisiko käyttöönottoprosessiin tarjota joitakin välineitä joko nyt tai tulevaisuudessa.

Tukivälineitä voivat olla esimerkiksi seuraavat:

Visuaalinen käyttöönottomalli

Alla olevassa Menetelmät ja välineet -osiossa on esimerkkejä Ruotsista ja Tanskasta. Visuaalinen käyttöönottomalli on työkalu, jonka avulla esitellään teknologian käyttöönoton perusmenetelmät. Sen avulla kaikki asianosaiset ymmärtävät prosessin paremmin. o

Käyttöönottoloki/-tarkistuslista

Laatikaa luettelo tärkeimmistä toimenpiteistä ja niistä henkilöistä, jotka on otettava mukaan prosessiin jne. Tämä loki/tarkistuslista voi toimia käyttöönottosuunnitelman pohjana ja varmistaa sen jatkuvuuden sekä järjestelmällisen lähestymistavan. Menetelmät ja välineet -osiossa on esimerkkejä käyttöönottolokeista/-tarkistuslistoista.

Elävä laboratorio

Tämä on fyysinen paikka, jossa teknologia on esillä ja saatavilla. Elävässä laboratoriossa henkilöstö ja käyttäjät voivat oppia lisää tai jopa saada koulutusta valvotussa ympäristössä. Esimerkkejä on Menetelmät ja välineet -osiossa.

Erilliset testaustilat

Tällä tarkoitetaan erikoistuneita laitoksia, joilla on resursseja teknologioiden testaamiseen ja sen arvioimiseen, mikä on paras tapa organisoida uusien teknologioiden käyttöönotto.

Helpot ohjeet

Tämän voi toteuttaa esimerkiksi käyttämällä viivakoodeja (tai QR-koodeja) uusissa laitteissa, ja kun käyttäjä skannaa koodin, hänelle näytetään lyhyt video, jossa kerrotaan, kuinka laitetta käytetään. Vaihtoehtoisesti voidaan järjestää verkkoseminaareja tms. Nämä ovat esimerkkejä henkilöstön jatkuvasta koulutuksesta, joka helpottaa käyttöönottoa.

Erikoistunut teknisen tuen osasto

Tämä on käyttäjätukeen erikoistunut osasto, joka auttaa henkilöstöä, potilaita ja näiden omaisia.

Mita käyttöönottomalli on merkinnyt CONNECT-projektiin osallistuneille

(Lisätään myöhemmin.)

Menetelmät ja välineet

Esimerkkejä visuaalisista käyttöönottomalleista

Västerås ja Göteborg suosittelevat käyttämään alla olevaa yhdeksää vaihetta visuaalisen käyttöönottomallin ohjenuorana. Ohjeet toimivat myös hyvänä perustana käyttöönottosuunnitelman laatimiselle.

Odense käyttää alla olevaa visuaalista käyttöönottomallia:

Esimerkkejä käyttöönotto-oppaista

  • Odense varmistaa käyttöönottoprosessiensa jatkuvuuden ns. käyttöönottolokin avulla. Lokiin voi tutustua osoitteessa www.nordicwelfare.org/connect.
  • Lindås hyödyntää käyttöönoton tarkistuslistaa, joka on edellisen tavoin em. sivustolla.

Esimerkkejä elävistä laboratorioista

Kansallisia käyttöönotto-oppaita

Esimerkkejä henkilöstökoulutuksesta

Esimerkkejä käyttöönottomalleista CONNECT-projektin osallistujilta

Yllä mainitut metodit saa käyttöön ottamalla suoraan yhteyttä kyseisiin Connect-kuntiin. Århusissa ja Etelä-Karjalassa käytetään myös muita inspiraationlähteitä, jotka on lueteltu alla.

Århus on tehnyt visualisoinnin käyttöönottosuunnitelmastaan, ja linkki siihen löytyy sivustoltamme: www.nordicwelfare.org/connect. Århusilla on myös joka päivä avoinna oleva elävä laboratorio Dokk1:ssä kaupungin keskustassa.

Etelä-Karjalassa hyödynnetään hyviä käytäntöjä ja innovaatioita ja jaetaan tietoa niistä tämän sivuston kautta: https://www.innokyla.fi.

Dennis C. Søndergård

Sidansvarig

Dennis C. Søndergård

Seniorrådgivare Välfärdsteknologi

Mobil +46-76 000 3545

Senast uppdaterad

2017-03-29

Nordens välfärdscenter | tel: +46 8 545 536 00 | | En institution under Nordiska ministerrådet