English page Verkkosivu suomeksi

Steg 3: Kommunikationsplan

Vad är en kommunikationsplan och varför är den viktig för processen för arbete med välfärdsteknik?

En kommunikationsplan inom området välfärdsteknik kommer oftast att vara en del av er strategi. För att understryka dess betydelse och i vilken utsträckning den faktiskt förbättrar era framgångsutsikter har vi emellertid gjort kommunikationsplanen till ett separat steg. Huruvida ni låter den stå på egna ben eller vara en del av strategin är inte avgörande – att fatta rätt beslut i arbetet med en bra kommunikationsplan är det som gör skillnad.

Kommunikationsplanen omfattar både extern och intern kommunikation. Den hjälper er att kommunicera er vision och innehållet i er strategi.

Rekommendationer

Kommunikationsplanen ska hjälpa er att kommunicera ert meddelande till alla avdelningar och alla yrkeskårer i er organisation. Av denna anledning ska arbetet med kommunikationsplanen utföras i samarbete mellan avdelningar och slutanvändare. Om er organisation har en central kommunikationsavdelning är den självklart en viktig aktör.

Med tanke på behovet av att kunna kommunicera svåra meddelanden, differentiera vem som får vilken information samt att kommunikationsplanen ska kunna ge stöd åt en förändring i mentaliteten kan det finnas anledning att samarbeta med forskningsinstitut eller annan extern expertis.

I alla faser av planerings-, förberedelse- och implementeringsarbetet för välfärdsteknik är det mycket viktigt att identifiera och involvera alla de roller som ska komma att påverkas av förändringarna – tjänsternas målgrupper, deras anhöriga, traditionell vårdpersonal (i förekommande fall) och personalen som tillhandahåller välfärdstekniktjänsterna, vårdgivarens ledning, vårdsamordnare, strategiska planerare, politiker och andra med omedelbar koppling till välfärdstjänsten. Men också yrkeskårer som krävs för att genomföra förändringarna måste involveras: IT, juridik, upphandling, ekonomi, kommunikation etc.

När samarbete med slutanvändaren (äldre, personer med funktionsnedsättningar etc.) ska inledas är det viktigt att noga utvärdera målgruppen. Försök hitta personer som verkligen kommer att få nytta av de nya tjänsterna, och inte bara någon som ser sig själv som representativ för målgruppen.

Det är alltid bättre att kommunicera direkt med dem som faktiskt utnyttjar traditionella tjänster, än exempelvis deras anhöriga eller ordföranden i den lokala PRO-föreningen. Detta skapar särskilda utmaningar för oss eftersom dessa personer ofta är svaga och kan ha speciella funktionshinder som gör det svårt att upprätta dialog med dem, men det kan löna sig att vara lite extra kreativ för att hitta rätt metoder.

Riktlinjer baserade på erfarenheter

Som ett komplement till en övergripande kommunikationsplan kan det också vara en bra idé att tillämpa projektbaserade kommunikationsplaner. I ert arbete med välfärdsteknik kommer ni att sjösätta många projekt samtidigt med olika krav på och behov av kommunikation. En projektbaserad kommunikationsplan (som ett komplement till er övergripande kommunikationsplan) kan i dessa fall underlätta, på samma vis som åtgärdsplaner används för att operationalisera er strategi.

Arbetet med välfärdsteknik omfattar en förändrad mentalitet över hela organisationen, och kommunikationsplanen måste underlätta denna förändring. Därför måste kommunikationsplanen skapa samsyn över hela organisationen och över olika yrkeskårer.

Möjligheten att få till stånd en förändrad mentalitet över hela organisationen bygger på tre nyckelkoncept: Förankring, ansvar och ägande.

Förankring

  • Se till att alla, från politiker till anhöriga och från högsta ledningen till personalen på golvet, vet varför vi arbetar med välfärdsteknik.

Ansvar

  • De inte bara vet varför, de vet också varför det är viktigt, och det har blivit en viktig del av deras vardagen på deras arbetsplatser.

Ägande

  • Det är inte bara en del av deras jobb, utan också något de är stolta över.

I komplexa organisationer har människor olika informationsbehov, både med avseende på informationsmängden och hur informationen levereras. En kommunikationsplan för välfärdsteknik kräver ett annat synsätt – både målgrupper och syften är annorlunda.

  • En analys av alla intressenter kan göra arbetet med en differentierad kommunikationsplan enklare.
  • Riskanalys och riskhantering ska vara en del av kommunikationsplanen, så att insatser utan resultat eller med oönskat resultat kan identifieras och modifieras.
  • Den externa kommunikationen är mycket viktig. Välfärdsteknik beskrivs inte alltid i positiva ordalag i media, så det är en bra idé att tillhandahålla en kontinuerligt uppdaterad lista över positiva berättelser till olika mediekanaler. o Detta kan skapa kontinuitet och framåtrörelse (också internt). Politiker blir också nöjda om de kan kopplas till positiva berättelser i media.
  • Fundera på om och hur sociala medier kan användas. Sociala medier kan fungera som en positiv kanal för era kommunikationsbehov. De är snabba och har hög spridning, vilket kan bidra till att hålla er målgrupp ständigt uppdaterad. De ger också möjlighet att på ett annorlunda och mer direkt sätt nå andra målgrupper än traditionella mediekanaler.
  • En kortfilm om välfärdsteknik med slutanvändare som deltar kan ge bra resultat. Den kan användas som ett kraftfullt kommunikationsverktyg, både internt och externt. Kontakta antingen Odense eller Västerås för konkreta exempel.

Vad har en kommunikationsplan betytt för CONNECT-deltagarna?

Lister

En kommunikationsplan säkerställer bättre övergripande kvalitet i er kommunikation. Den hjälper er att leverera information vid rätt tidpunkt och på rätt sätt. Den hjälper er också att få bättre synpunkter från er organisation eftersom den nu består av lagspelare snarare än individer.

Exempel på CONNECT-deltagarnas kommunikationsplaner

Inte alla CONNECT-deltagare har formulerat kommunikationsplaner specifikt för välfärdsteknik (även om de alla är medvetna om fördelarna med att ha en). Vissa har en övergripande kommunikationsplan som de anpassar, medan andra låter kommunikationen vara en del av strategin. Alla deltagande kommuner har kunskap och erfarenheter inom kommunikation kring välfärdsteknikarbetet, så kontakta gärna vilken som helst av dem för praktiska synpunkter.

Västerås

Har formulerat en kommunikationsplan för välfärdsteknik. I den organiseras intern och extern kommunikation genom att de grundläggande frågorna ställs: vad, varför, vem, när, hur etc. Den finns inte tillgänglig online, så kontakta Västerås direkt för mer information.

Dennis C. Søndergård

Sidansvarig

Dennis C. Søndergård

Seniorrådgivare Välfärdsteknologi

Mobil +46-76 000 3545

Senast uppdaterad

2017-03-30

Nordens välfärdscenter | tel: +46 8 545 536 00 | | En institution under Nordiska ministerrådet