English page Verkkosivu suomeksi

Steg 4: Behovsanalys

Vad är en behovsanalys och varför är den viktig för arbete med välfärdsteknik?

Att förstå behoven hos er organisation och dess slutanvändare är grunden för att framgångsrikt kunna implementera välfärdsteknik. En behovsanalys kan, som vi ska se längre fram i detta dokument, omfatta många olika aspekter och perspektiv och kan vara mycket komplex. I dess enklaste form är den emellertid bara en metodisk utvärdering av en organisation och dess slutanvändare med målsättningen att identifiera områden med förbättringspotential.

En behovsanalys lägger grunden för senare steg, men är också tätt kopplad (ofta sammanknuten) med marknadsundersökningsprocessen. Tyvärr förbigås eller underskattas ofta behovsanalysen. Detta beror på att många myndigheter utgår ifrån att de förstår sina organisationers och slutanvändares behov. Denna förutfattade mening kan leda till misslyckade projekt och dålig användning av knappa offentliga resurser.

Utöver att kunskaperna om hela organisationen och dess slutanvändare växer kan en grundlig behovsanalys också ge ytterligare fördelar genom att skapa en känsla av ägande gällande ny teknik i olika sektorer och yrkeskårer. Har personalen har fått hjälpa till att identifiera ett problem och ett behov kan detta tidiga engagemang skapa en känsla av ägande gentemot tekniken som tillgodoser det specifika behovet.

Rekommendationer

Det är mycket viktigt att betona att en grundlig behovsanalys kommer att ge en organisation en bättre förståelse av dess verkliga behov, och därmed en bättre känsla inför vilka initiativ som kommer att vara effektiva, både i fråga om kvalitet och kostnad. Nyckeln är att fatta klokare beslut, och i detta avseende är behovsanalysen bara att betrakta som ett verktyg för informationsinsamling och är därför bara en del i beslutsprocessen. I en politiskt styrd organisation kommer många andra faktorer att påverka besluten kring vilket projekt som ska startas eller vilket område som ska prioriteras.

Dessa faktorer kan vara:

  • Vissa områden kan ha mycket positiva eller negativa opinionsmässiga förutsättningar vilket kan påverka dess prioritering.
  • Vissa områden kan ha administrativ och/eller politisk prioritet inom er organisation.
  • Vissa områden kan ha nationell eller regional prioritet.
  • Marknadsundersökningar kan avslöja innovativa lösningar med stor potential.
  • Befintliga möjligheter till extern finansiering.

Det rekommenderas att komplettera den traditionella behovsanalysen med en "teknikbaserad behovsanalys" (i vilken behovsanalysen och marknadsundersökningen vävs samman). Medan en traditionell behovsanalys (också med den grundliga metodik som tillhandahålls i detta dokument) huvudsakligen redovisar dokumenterade och observerade behov, kan en "teknikbaserad behovsanalys" tack vare dess externa ursprung vara mer innovativ. Det är emellertid viktigt att betona ordet "komplement". Att i för hög utsträckning förlita sig på undersökningar eller "teknikbaserade behovsanalyser" är en vanlig fallgrop och leder ofta till att nya behov skapas snarare än att befintliga behov tillgodoses. Det är lätt att imponeras av ny innovativ teknik, men utan en bra traditionell behovsanalys är det svårt att bestämma hur gångbar den är, och ni riskerar att slösa resurser på onödiga tester.

Riktlinjer baserade på erfarenheter

  • Er behovsanalys måste följas av en prioriteringsprocess. En behovsanalys kommer sannolikt att peka mot flera möjliga fokusområden, och uppföljningsprocessens effektivitet kan ökas om dessa fokusområden prioriteras. Det rekommenderas att denna prioritering görs på högsta nivå för att säkerställa engagemang och ägande.
  • På grund av en kommuns inneboende komplexitet och heterogenitet måste en behovsanalys vara fokuserad och tydligt avgränsad inom en avdelning eller en specifik yrkeskår. Prioritera det ämnesområde inom er organisation som har störst potential och arbeta er sedan nedåt i denna prioriteringslista. Att låta fler ämnesområden ingå från början förbättrar inte nödvändigtvis er behovsanalys, eftersom det krävs enorma resurser för att sammanställa och bearbeta den insamlade datan.
  • Identifiera och arbeta med flera behovsanalysmetoder (se senare avsnitt) för att säkerställa rätt korrelation mellan resurserna ni utnyttjar och era övergripande insatser inom välfärdsteknik. Välj en eller flera av de metoder som är bäst lämpade både för er organisationsstruktur och era resursbegränsningar.
  • Se till att er behovsanalys omfattar alla perspektiv så att verkliga behov identifieras. För att kunna göra detta kan det vara fördelaktigt att kartlägga vilka perspektiv inom ett givet ämnesområde som ska ingå i analysen, inklusive alla ledningsnivåer, personal på golvet, slutanvändare, anhöriga etc. (Se avsnittet om tillgängliga verktyg för mer information om "partneranalys".)
  • Att kommunicera era identifierade behov till marknaden förbättrar förståelsen och dialogen med framtida kommersiella partners.

Vad har en behovsanalys betytt för CONNECT-deltagarna?

  • I Odense har antropologiska studier lett till en bättre och bredare förståelse för välfärdsteknik, från slutanvändare upp till varje avdelnings högsta ledning. Att identifiera och fokusera på identifierade behov har stärkt vår kommunikation med marknaden.

Metoder och verktyg

Flera metoder för behovsanalys finns. I detta avsnitt listas metoder utifrån de deltagande organisationernas erfarenheter. Kom ihåg att en behovsanalys inte behöver begränsas till en metod, utan ofta omfattar flera av metoderna i listan.

Föreslagna metoder

Intervju

Med strukturerade eller semistrukturerade intervjuer kan man samla in data och identifiera problemområden. Denna metod är användbar för olika målgrupper, från högsta ledning till slutanvändare och anhöriga.

Antropologisk studie

Detta är en observationsstudie i vilken en antropolog observerar beteende och arbetsflöde hos både personal och medborgare. Denna studie är mycket effektiv för att identifiera behov hos specifika institutioner.

Workshop

I en workshopmiljö kan olika intressenter samlas i organiserad form för att arbeta med befintliga situationsbeskrivningar och förbättringsområden där exempelvis teknik kan göra skillnad.

Fokusgrupp

En fokusgrupp kan antingen utgöras av personer som representerar olika intressenter eller bestå av bara en grupp. I fokusgruppen krävs omsorgsfullt ledarskap för att förhindra att förutfattade meningar får fäste eller att ord läggs i deltagarnas mun.

Utfrågning/uppföljningsintervju

När så behövs, och ofta som del av en större process, kan utfrågningar användas för att bekräfta betydelsen av upptäckterna och att man är på rätt spår, samt ge hjälp i prioriteringen.

Frågeformulär

Är ett vanligt förekommande verktyg för kunskapsinsamling. För interna ändamål kan webbaserade frågeformulär vara både snabbt genomförda och användbara.

Inspirationsdag

Bjud in leverantörer att presentera sina lösningar. Detta kan ske i organiserad form för exempelvis lämpliga delar av personalen eller slutanvändare. En inspirationsdag kan också omfatta en demonstration eller en workshop för att tydliggöra användningsområden, målgrupper och viktiga funktioner.

"Nätverk"

För att säkerställa kontinuerlig återkoppling från personal på golvet och slutanvändare kan det vara bra att etablera ett formellt nätverk som omfattar personal från alla delar av er organisation. De rapporterar om potentiella problemområden och uttalade behov från olika delar av er organisation.

Statistik

Ibland kan det vara användbart att gå tillbaka till tidigare mätningar och olika typer av affärsstatistik för att få en bild av till exempel hur vanliga olika typer av åtgärder eller målgrupper är.

Tillgängliga verktyg

  • "Blandede lærende netværk" Teknik för äldre-projektet http://www.hi.se/publikationer/rapporter/blandade-larande-natverk/
  • KL:s färdplan: www.ks.no/samveis se också: http://www.samveis.no/verktoy/.
  • Intressentanalys (exempel): http://www.mannaz.com/da/projektledelse/projektmodel/analysefasen/interessentanalysen/

Exempel på CONNECT-deltagarnas behovsanalyser

Odense

Behovsanalysen är en mycket viktig del i arbetet med välfärdsteknik i Odense kommun. De använder flera av metoderna som beskrivs i detta dokument, och har formulerat dokument/mallar för behovsanalysens olika delar. Här ingår: Frågeformulär, skisser till workshops och rapportmallar. Dessa finns inte tillgängliga online, so kontakta Odense kommun eller gå till vår hemsida www.nordicwelfare.org/connect.

Dennis C. Søndergård

Sidansvarig

Dennis C. Søndergård

Seniorrådgivare Välfärdsteknologi

Mobil +46-76 000 3545

Senast uppdaterad

2017-03-30

Nordens välfärdscenter | tel: +46 8 545 536 00 | | En institution under Nordiska ministerrådet