English page Verkkosivu suomeksi

Steg 7: Upphandlingsmodell

Vad är en upphandlingsmodell och varför är den viktig för processen för arbete med välfärdsteknik?

Självklart är investeringar i ny teknik ett stort steg att ta för en kommun, så det är mycket viktigt att det blir rätt från början.

Upphandling är generellt en komplex och specialiserad uppgift som kräver både tid och resurser. Kommuner har hanterat storskaliga upphandlingar i många år, men upphandling av välfärdsteknik kräver ofta ett annat tillvägagångssätt än upphandling av till exempel kontorsmateriel, så det är viktigt att utforska de tillgängliga upphandlingsalternativen.

Detta steg kommer inte att ge någon detaljerad juridisk analys av olika upphandlingsmodeller utan syftar till att ge inspiration och tips om vad som kan vara bra att tänka på och vilka modeller som är mest populära bland ledande kommuner inom välfärdsteknik.

Rekommendationer

  • Det är mycket viktigt att säkerställa bra och ansvarsfulla administrativa rutiner och att främja transparens och likvärdighet i hela processen. Detta är inte bara en god praxis, det säkerställer också att ni inte utelämnar en intresserad part.
  • En traditionell upphandlingsmetod är förvisso testad och utvärderad, men den är inte alltid den bästa lösningen när det kommer till välfärdsteknik. Den är ofta för långsam och oflexibel för en snabbt föränderlig teknikmarknad, och dess ramverk har svårt att anpassa sig till innovation.
  • Kom ihåg att det kan finnas juridiska skillnader mellan upphandling av tjänster och produkter. Se länkarna i avsnittet om verktyg och metoder för mer detaljerad information.
  • Fundera på vilken upphandlingsmodell och -metod som bäst tillgodoser era behov. Kom ihåg att detta kan variera mellan olika tekniker. Olika typer av innovationsupphandling har använts framgångsrikt. Se några av de olika alternativen nedan.

Innovationsupphandling (3. Variationer. För detaljerad information om innovationsupphandling, se avsnittet om verktyg och metoder.)

  1. Innovationsupphandling där behovet specificerats, vilket innebär att en behovsanalys har genomförts och området som behöver förbättras är känt. Upphandlingsformuläret syftar till att hitta en service/lösning/funktion. Den söker:
    A) En befintlig adekvat lösning som redan finns på marknaden
    B) En befintlig lösning på marknaden som behöver utvecklas ytterligare för att tillgodose behovet
    C) Lösningar som ännu inte är på marknaden
  2. Innovationsupphandling av en lösning där behovet inte är specificerat utan endast området som behöver förbättras. Den söker:
    A) Idéer på hur området kan förbättras
    B) Idéer och möjliga lösningar på hur området kan förbättras.
  3. Innovationsupphandling av forsknings- och utvecklingstjänster.

Public Private Innovation (PPI) (Offentlig-privat innovation) och Public Private Partnerships (PPP) (offentlig-privata partnerskap) utgör också effektiva sätt att säkerställa hög innovationsgrad och flexibel produktutveckling.

  • PPI: PPI är ett avtal om innovation eller en utvecklingsprocess som normalt föregår en upphandling. En upphandling kan ingå i avtalet under vissa omständigheter. För detaljerad information om hur en PPI eller en PPI med upphandling går till, se avsnittet med metoder och verktyg.
  • PPP: Är särskilt effektivt för stora projekt såsom byggprojekt. Med PPP integreras finansiering, utformning, konstruktion och ofta också underhåll och drift. Se mer i avsnittet med verktyg och metoder.

Riktlinjer baserade på erfarenheter

Eftersom offentlig upphandling är ett mycket komplext område rekommenderas det starkt att ta in upphandlingsexperter redan i ett inledningsskede.

Upphandling kan vara mycket krävande och dyr. Överväg att samarbeta med likasinnade kommuner för att kunna dela kostnaderna och dra nytta av fördelarna med storskaliga inköp.

  • Om ni saknar kompetens inom offentlig upphandling kan samarbete med andra kommuner också vara ett bra sätt att få tillgång till kompetens och kunskap och för att få värdefull erfarenhet.

Av olika anledningar misslyckas många upphandlingar och måste göras om, vilket kostar pengar och tar tid. Ett sätt att minska riskerna för ett misslyckande är att upprätta en marknadsdialog innan upphandlingen. Denna kan genomföras av kommunerna själva eller med hjälp av specialiserade privata företag.

Fokus på ökat samarbete och kunskapsdelning mellan dem som jobbar med upphandling och dem som jobbar med välfärdsteknik:

  • Både välfärdstjänster och välfärdsteknik är komplexa områden, och kunskap om båda är avgörande för att kunna skapa en optimal upphandlingsprocess inom välfärdsteknik. Därför är det viktigt att upphandlingsspecialisten är bättre rustad med kunskap om området.
  • Många som jobbar inom välfärdsteknik ger, till följd av begränsad kunskap om upphandlingsreglerna, uttryck för en uttalad rädsla att komma leverantörerna för nära. Detta kan resultera i en vi-mot-dom-känsla mellan offentlig och privat sektor, vilket inte gynnar innovation och utveckling. Om upphandlingsavdelningen är inblandad redan i ett inledningsskede kan detta motverkas.

Det rekommenderas att sammanställa en arbetsgrupp med olika kunskaper och förmågor när välfärdsteknik ska upphandlas. Vilka kunskaper som krävs i arbetsgruppen varierar med olika typer av teknik, men kunskap om målgruppen och upphandling ska ingå. Gruppen kan också hjälpa till med:

  • Att välja ut och tydliggöra urvalskriterier och viktningsfaktorer
  • Tydliggöra villkoren för aktuella leverantörer

Var noggrann genom hela processen med avseende på dokumentation. Det är viktigt att alla potentiella leverantörer får samma möjligheter.

Att låta slutanvändare delta i upphandlingsprocessen kan ge stora fördelar (slutanvändare kan vara anställda, medborgare eller anhöriga), men när och hur varierar mellan olika upphandlingsprocesser. Kom ihåg att redan i ett inledningsskede fundera på hur de kan användas på bästa sätt.

Vad har en upphandlingsmodell betytt för CONNECT-deltagarna?

Göteborg

Innovationsupphandling har inneburit att leverantörerna ser kommunen som utvecklingsorienterad och har en större förståelse för våra behov inom detta område.

Metoder och verktyg

Eftersom vårt huvuddokument är avsiktligt fritt från juridisk vägledning eller detaljerad information om varje upphandlingstyp innehåller detta avsnitt länkar till publikationer och webbplatser med denna information.

  • För en bättre förståelse och en detaljerad juridisk analys av innovationsupphandling rekommenderar vi följande publikationer:
    Innovationsvänlig Upphandling (SKL 2012). Erfarenheter från kommuner och regioner i hur nytänkande och innovation kan främjas i upphandlingsprocessen (praktiska exempel ingår). http://webbutik.skl.se/bilder/artiklar/pdf/7164-803-7.pdf?issuusl=ignore
    Innovationsupphandling – Utvecklar din virksomhet (Upphandlingsmyndigheten). En detaljerad förklaring av innovationsupphandling. Den beskriver de möjligheter som innovationsupphandling kan ge offentliga verksamheter. http://www.upphandlingsmyndigheten.se/globalassets/publikationer/uhm_innovationsupphandlinga5_webb.pdf
  • Nationella upphandlingswebbplatser:
    Norge: www.anskaffelser.no/innovasjon
    Danmark: www.udbudsportalen.dk
    Comdia, Danmark: www.comdia.com/ide-udbud.aspx
    Finland: http://www.hankinnat.fi (Den finska webbplatsen innehåller också förklaringar av de olika metoderna för offentlig upphandling).
  • Public Private Innovation and Partnerships (PPI och PPP) liksom allmän vägledning för upphandling:
    http://www.opiguide.dk/
    www.opall.dk
  • Allmän information om samarbete mellan offentlig och privat sektor:
    http://leverandorutvikling.no/
  • Innovationsupphandling och prekommersiell upphandling:
    http://markedsmodningsfonden.dk/kort_intro_off

Exempel på CONNECT-deltagarnas upphandlingsmodeller

Ingen av de deltagande kommunerna har en egen specifik upphandlingsmodell för välfärdsteknik tillgänglig online. De har alla stor erfarenhet inom upphandling av teknik och om ni är intresserade delar de gärna med sig av bakgrundsinformation kring dessa upphandlingar direkt till er.

Västerås publicerar kriterier och bakgrundsinformation bakom upphandlingsprocesserna. Bland exemplen kan nämnas videotelefon, säkerhetslarm och andra tekniska lösningar för hemtjänst. Alla exempel återfinns på: www.viktigvasteras.se

Dennis C. Søndergård

Sidansvarig

Dennis C. Søndergård

Seniorrådgivare Välfärdsteknologi

Mobil +46-76 000 3545

Senast uppdaterad

2017-03-30

Nordens välfärdscenter | tel: +46 8 545 536 00 | | En institution under Nordiska ministerrådet