English page Verkkosivu suomeksi

Steg 8: Implementeringsmodell

Vad är en implementeringsmodell och varför är den viktig för processen för arbete med välfärdsteknik?

En implementeringsmodell är ett ramverk som ��r utformat för att leda er igenom en framgångsrik implementering. Den innehåller beskrivningar och riktlinjer för olika aspekter och skeden i implementeringsprocessen.

I verkligheten, och inte minst i CONNECT-processen, kan implementeringens betydelse märkas i alla olika steg: vi tänker på implementeringen när vi gör kommunikationsplanen, behovsanalysen, utvärderingsmodellen etc. Alltså måste hänsyn tas till implementeringen genom hela processen – inte bara efter att tekniken har köpts in.

Det brukar ofta sägas att implementeringen står för 80 % av arbetet när ny teknik ska introduceras, och därför är det mycket viktigt att ni redan när ni genomför de sju förgående stegen funderar på hur de påverkar implementeringen. I detta steg kommer vi emellertid att fokusera på vad ni ska komma ihåg när den faktiska implementeringen av den upphandlade produkten ska inledas.

Rekommendationer

Genomför innan start en grundlig implementeringsplan, som innehåller målsättningar, uppgifter, tidslinje och uppföljning. Gör inte tidsplanen för snäv, lämna plats för det oförutsedda. Kom också ihåg att kommunicera planen och göra uppföljning före start.

  • Också fortsättningsvis är bra kommunikation avgörande. Använd er kommunikationsplan (steg 3) väl, och överväga att låta en kommunikatör delta i implementeringsfasen.
  • Se till att er implementeringsplan är rätt förankrad på alla nivåer i planens olika skeden. Enkelt uttryckt: vem är ansvarig för vad på de olika organisationsnivåerna, och i implementeringsprocessens olika skeden?
  • När implementeringsplanen formuleras bör ni använda er utvärderingsrapport (steg 6) och fundera på hur ni bäst hanterar implementeringens påverkan på befintliga system och organisationer.
  • Planen måste innehålla en mycket tydlig riktlinje för vem som är berättigad att använda den nya tekniken. Se till att detta implementeras och förstås av dem som genomför serviceutvärderingen för varje medborgare, så att den nya tekniken blir del av den framtida serviceleveransen.
  • Var inte rädd för att låta teknikleverantören delta i planeringen (och eventuellt genomförandet) av implementeringen. De känner till produktens styrkor och svagheter, och praktisk och konkret assistans från leverantören kan skapa en trygghetskänsla hos personalen under en inledande introduktionsfas. Implementeringsassistans kan också vara del av upphandlingspaketet (se steg 7).
  • Utbildning är alltid en viktig del av implementeringsfasen. Personalen får alltid utbildning, och ofta medverkar också medborgare och anhöriga. Utbildning av de anställda ska inte begränsas till "personal på golvet" som levererar tjänsten, utan också ges till dem som ansvarar för serviceutvärderingen.
  • Det rekommenderas starkt, oavsett storleken på er kommun, att skapa formella nätverk mellan anställda som jobbar med implementering av välfärdsteknik, så att kunskapen kan delas och resurser kan användas på ett optimalt sätt.

Odense kommun har följande nätverk

Medborgar- och användardeltagande

  • Organiserat samarbete med den lokala pensionärsorganisationens teknikgrupp med avseende på test och sparring kring ny välfärdsteknik
  • Samlar erfarenheter genom ambassadörsnätverket, som beskrivs nedan, med avseende på samarbete med medborgare kring specifika tekniker
  • Medborgardeltagande i olika projekt

Nätverk för decentraliserade ledare

Detta kan vara ledare på decentraliserade enheter såsom hemtjänstsköterskor eller omvårdnadshem etc. De decentraliserade ledarnas jobb är att ge stöd åt implementeringen av välfärdsteknikstrategin och att bidra till att sätta agendan i organisationen, inklusive:

  • Strategisk sparring kring implementering av välfärdsteknik
  • Förmedla strategin till ledare, kollegor och anställda
  • Praktisk sparring kring nya tekniker (tillväxt), nya arbetsprocesser, implementering etc.

Ambassadörsnätverk

  • Ett nätverk bestående av anställda från alla områden. Ambassadörens roll är att ge stöd åt implementeringen av välfärdsteknikstrategin och att bidra till att sätta agendan i organisationen, inklusive:
  • Att ta en aktiv roll i implementeringsprocesser
  • Att fånga upp initiativ och dokumentera utmaningar i välfärdsteknikområdet
  • Att vara en positiv röst och partner bland kollegor, medborgare och anhöriga kring välfärdsteknik o Att fungera som en länk mellan kollegor, medborgare och implementerings- och utvecklingsavdelningar

Riktlinjer baserade på erfarenheter

  • När implementeringsplanens målsättningar och uppgifter formuleras bör ni överväga att göra dem mätbara. Ett tydligt mål kan hjälpa till att ge implementeringsprocessen fokus och riktning som ökar effektiviteten.
  • Ta noggrann hänsyn till organisationen bakom implementeringsplanen. Välj ut en projektansvarig och en arbetsgrupp. Detta ökar känslan av ägande och hjälper till att förankra implementeringsplanen.
  • Se till att tillräckligt med tid och resurser avsätts till utbildning. Att släppa eller göra sig av med gamla metoder är svårt och kräver ett systematiskt tillvägagångssätt. Fundera på att ha med en modell för hur de anställda ska utbildas i den nya tekniken i implementeringsplanen. Kom ihåg att repetition är nödvändig, så planera in uppföljningsutbildningar (och glöm inte att de som genomför serviceutvärderingar ska medverka).
  • När storskalig implementering genomförs kan det vara bra att kontrollera att er implementering inte krockar med andra innovationsprocesser eller stora organisationsförändringar.
  • Det är under implementeringsfasen som er kommunikationsplan (steg 3) verkligen betalar sig. Se till att den arbetas in i er implementeringsplan.
  • Organisera systematisk uppföljning med anställda och avdelningar för kontinuerlig återkoppling och utvärdering, inte bara med avseende på utbildningen utan för hela implementeringsprocessen.
  • Börja implementeringen på de enheter/avdelningar som deltog i den inledande utvärderingen av produkten. På så vis ökar chanserna för en smidig och positiv start.
  • Det kan vara bra att ha en beredskapsplan på plats i den händelse tekniken, leverantören eller organisationen inte skulle fungera.
  • Er implementeringsplan ska omfatta en plan för framtida logistik (lagring och transport), tekniktjänster och användarsupport.
  • Det kan vara bra att skapa verktyg för att ge stöd åt implementeringsprocessen både nu och i framtiden.

Exempel på stödverktyg är

En visuell implementeringsmodell

Se exempel från Sverige och Danmark nedan under avsnittet med metoder och verktyg. En visuell implementeringsmodell är ett verktyg som presenterar en grundläggande metodik för implementering av teknik. Den ger berörda människor en gemensam förståelse av processen.

En implementeringslogg / implementeringschecklista

Skapa en grundläggande lista med uppgifter och relevanta personer etc. Denna logg/checklista kan fungera som grund för er implementeringsplan och säkerställa kontinuitet och en organiserat tillvägagångssätt. Se avsnittet med metoder och verktyg för exempel på implementeringslogg/-checklista.

Levande lab

En fysisk plats där teknik visas och finns tillgänglig. På så vis kan anställda och slutanvändare lära sig mer, eller till och med utbildas i en kontrollerad miljö. Se avsnittet med metoder och verktyg för exempel.

Särskilda testanläggningar

Speciella institutioner som får extra resurser för att testa teknik och utvärdera vilka organisationer och tillvägagångssätt som är bäst för att implementera ny teknik.

Enkla anvisningar och riktlinjer

Detta kan göras genom att märka ny teknik med streckkoder (QR-koder) som kan skannas och leda till en kort film om hur aktuell teknik används. Det kan vara en serie webbföreläsningar eller liknande lösningar. Dessa är exempel på kontinuerlig utbildning av anställda vilket underlättar implementeringen.

En specialiserad tekniksupportenhet:

En specialiserad enhet som sköter supporten till slutanvändaren (anställda, medborgare eller anhöriga).

Vad har en implementeringsmodell betytt för CONNECT-deltagarna?

Ska infogas

Metoder och verktyg

Exempel på visuella implementeringsmodeller

Västerås och Göteborg rekommenderar de nio stegen nedan som riktlinjer / visuell implementeringsmodell. De fungerar också som en bra grund för en implementeringsplan.

Odense använder den visuella implementeringsmodellen nedan

Exempel på implementeringsvägledningar

  • Odense använder en "implementeringslogg" för att säkerställa kontinuitet i deras implementeringsprocesser. För att se loggen, besök www.nordicwelfare.org/connect
  • Lindås använder en implementeringschecklista som också finns på webbplatsen ovan.

Exempel på levande lab

  • Teknolog til lejligheden i Odense: http://www.teknologitillejligheden.dk/
  • Oulu Health Lab: www.ouluhealth.fi
  • Mistral Västerås: http://mistelinnovation.se/
  • HSB Living Lab, Göteborg
  • Agder Living Lab: https://www.grimstad.kommune.no/tjenester/helse-omsorg-og-sosiale-tjenester/utviklingssenteret-og-velferdsteknologi/velferdsteknologi/agder-livinglab/
  • Se också Nordic Living Lab Alliance: http://livinglaballiance.org/

Nationella implementeringsvägledningar

  • KS/Samveis Norge: Färdplan till välfärdsteknik: http://www.samveis.no/ o Socialstyrelsen om "Implementering": http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2012/2012-6-12
  • Trestegsutbildning: Socialstyrelsen, om "Implementering"

Exempel på personalutbildning

  • För exempel på hur CONNECT-kommunerna utbildar personal och slutanvändare under och efter implementering, gå till vår webbplats: www.nordicwelfare.org/connect

Exempel på CONNECT-deltagarnas implementeringsmodeller

Åtkomst till metodiken ovan kan fås genom direkt kontakt med kommunerna. Dessutom använder Århus och Södra Karelen andra inspirationskällor som återfinns nedan.

Århus har skapat en visualiseringsmodell av sin implementeringsplan, en länk finns på vår webbplats: www.nordicwelfare.org/connect Århus har också ett levande lab vid Dokk1 i Århus centrum som är öppet alla dagar.

I Södra Karelen används och delas bra metoder för implementering och innovation via en finsk webbplats: https://www.innokyla.fi

Dennis C. Søndergård

Sidansvarig

Dennis C. Søndergård

Seniorrådgivare Välfärdsteknologi

Mobil +46-76 000 3545

Senast uppdaterad

2017-03-30

Nordens välfärdscenter | tel: +46 8 545 536 00 | | En institution under Nordiska ministerrådet